Købsreturvarer sikrer, at dit firma får den nødvendige kompensation for fejlleverede eller beskadigede varer, som du modtager fra dine leverandører.

I tilfælde hvor en virksomhed forventer at modtage en eller anden form for kompensation, hvis de selv eller en kunde ikke er tilfreds med den vare, der er leveret. De vilkår og betingelser, der gælder for en aftale om kompensation, der indgås mellem firmaet og leverandøren, afhænger ofte både af årsagen til, at en vare returneres, og af selve forholdet mellem firmaet og leverandøren. Parterne kan f.eks. aftale, at i tilfælde af, at der bestilles/leveres en eller flere forkerte varer, returnerer firmaet varen til leverandøren og får et beløb krediteret, hvorefter de modtager en anden vare som erstatning. I andre tilfælde kan firmaet måske forlange et nedslag i den oprindelige købsordrepris, f.eks. hvis den modtagne vare er beskadiget ved modtagelsen. Det samme kan være tilfældet, hvis et firma giver deres egne kunder et nedslag i salgsprisen og nu vil have tabet dækket ved at kræve et nedslag i den pris, de betaler leverandøren for varen. Hvis den købte vare er dækket af en garantiordning, kan firmaet måske bede leverandøren reparere en vare, der ikke fungerer ordentligt eller er i stykker. Du kan finde flere oplysninger i Om håndtering af returvarer.

Købsreturvareordren er netop det dokument, der giver dig mulighed for at registrere en aftale om kompensation, som er indgået med leverandøren. Fra denne ordre kan du få adgang til andre købsrelaterede dokumenter, hvor du kan angive og redigere oplysninger om f.eks. leverandøren, kompensationsmåden og de berørte varer.

Du skal normalt benytte fremgangsmåden nedenfor, hvis du vil oprette en grundlæggende købsreturvareordre. Der oprettes en grundlæggende returvareordre, når du ganske enkelt vil returnere en vare til en leverandør og få pengene tilbage. Nedenfor beskrives andre aspekter af returneringsprocessen.

Sådan behandles en grundlæggende købsreturvareordre

  1. Opret en købsreturvareordre. Du kan finde flere oplysninger i Sådan oprettes købsreturvareordrer.

  2. På Fakturering kan du udligne returordren på den tilknyttede købsfaktura ved at udfylde felterne Udligningsbilagstype og Udligningsbilagsnr..

  3. Bogfør købsreturvareordren. På fanen Startside i gruppen Proces skal du vælge Bogfør.

  4. Vælg Lever og fakturer for at oprette en bogført købskreditnota.

Hvis den tilhørende faktura ikke er udlignet på et tidligere tidspunkt, kan udligningen finde sted efter bogføringen.

Andre muligheder i forbindelse med varereturnering

  • Hvis du vil regulere lagerværdien med den kostpris, der er angivet for den oprindelige købspost, skal du angive Præcis kostprisudligning.

    • Du skal muligvis oprette et købsnedslag, hvis du og din leverandør aftaler, at kompensationen for en returneret vare kan være et nedslag i den oprindelige købsordrepris.
    • Du skal muligvis oprette en købsordre på en erstatningsvare, hvis leverandør indvilliger i at erstatte en returneret vare. Erstatningsvaren kan enten være magen til eller en anden varetype.
    • Det kan ske, at du skal returnere en serienummereret vare eller lot, f.eks. hvor en bestemt vare eller lot er fejlbehæftet eller kaldes tilbage. I så fald kan du finde varen vha. dens serie- eller lotnummer og derefter modtage netop den specifikke vare eller lot som returvare. Følg disse trin:
      1. Find serie/lotnumrene fra leverandøren.
      2. Opret en købsreturvareordre.
      3. Vælg den linje, som du vil vælge serie/lotnumre til.
      4. Vælg knappen Handlinger, vælg Linjer og derefter Varesporingslinjer.
      5. Vælg en værdi fra vinduet Varesporingsoversigt i feltet Lotnr. eller Serienr. i vinduet Varesporingslinjer.
    • Du kan oprette alle returvarerelaterede dokumenter på én gang i vinduet Salgsreturvareordre. Du kan også oprette alle dokumenter enkeltvis, inklusive købsordrer på erstatningsvarer, salgsreturvareordre og salgsordrer.

  • Følgende indstillinger kan bruges til varer, der er modtaget, men endnu ikke faktureret:

    • Det kan ske, at du er nødt til at returnere flere varer til leverandøren, som er omfattet af forskellige købsreturvareordrer. Når varerne er sendt, og før du fakturerer, kan du bruge funktionen Hent returvareleverancelinjer, så du kan oprette én købskreditnota for alle de afsendte varer.
    • Hvis en returvareordre er afsendt, men varen derefter afvises, skal du oprette en udlignende købsfaktura for at afslutte returvaretransaktionen.
Tip

Se også