Hvis en kunde er utilfreds med den vare, han har købt fra et firma, skal han have en eller anden form for kompensation, som derfor er en nødvendig og vigtig transaktion mellem firmaet og kunden. Jo hurtigere og jo mere nøjagtigt og omhyggeligt firmaet kan udføre de aktiviteter, der indgår i returneringsprocessen, jo mere sandsynligt er det, at firmaet formår at give kunden et indtryk af, at man yder god service.
Normalt kan sælger med ansvar for grænsefladen med visse kunder også være den kontaktperson, der modtager klager fra disse kunder om de solgte varer. I andre tilfælde kan en virksomhed have en dedikeret person, der specifikt tager sig af returneringer. Det kan f.eks. være en medarbejdere i kundeserviceafdelingen.
Uanset hvilken branche et firma hører til, er der visse opgaver, der typisk indgår i den del af returvarehåndteringen, som direkte har med kunden at gøre. Det vil normalt være nødvendigt at:
-
Nå frem til en aftale med kunden om kompensation.
-
Sende en eller flere erstatningsvarer til kunden (hvis det er en del af kompensationsaftalen, at kunden kan modtage en erstatningsvare).
-
Kreditere kunden (enten i form af en refundering af købesummen for fysisk returnerede varer eller en nedslag i salgsprisen, hvor det ikke er et krav, at kunden fysisk returnerer varerne).
-
Sende en eller flere reparerede varer til kunden (hvis det er en del af kompensationsaftalen, at varerne repareres).
-
Følge op på returvarernes status (i tilfælde af forespørgsler fra kunden).
I forbindelse med de opgaver, som direkte har med kunden at gøre, er der en række opgaver, som firmaet er nødt til at udføre internt:
-
Modtage returnerede varer og inspicere dem (hvis det er relevant).
-
Tage højde for udgifterne til genopfyldning af lageret.
-
Sende returnerede varer videre til leverandøren, hvis de skal repareres.
-
Bestemme de returnerede varers nøjagtige lagerværdi.
I nedenstående tabel beskrives en serie opgaver med hyperlinks til de emner, hvor de beskrives. Disse opgaver vises i den rækkefølge, som de generelt udføres i.
| Hvis du vil | Se |
|---|---|
Vide mere om alle de forretningsbehov og -trin, der er forbundet med administration af returvarer, f.eks. kompensationsaftaler og vurdering af lagerværdi. | |
Få et overblik over forskellige måder at behandle salgsreturvarer på. | |
Opret salgsreturvareordren. | |
Brug funktionerne på en ubetalt bogført salgsfaktura til at udføre en kreditnotaproces og enten annullere salgsfakturaen eller gendanne den, så du kan foretage rettelser ved brug af de enkle funktioner i Microsoft Dynamics NAV. | Fremgangsmåde: Rette eller annullere ubetalte salgsfakturaer |
Opret en salgskreditnota ved brug af de enkle funktioner i Microsoft Dynamics NAV for at tilbageføre en bestemt bogført salgsfaktura, så den afspejler, hvilke produkter debitoren returnerer, og hvilke indbetalte beløb der skal refunderes. | |
Udfylde salgsreturvareordrelinjerne med en funktion til markering og automatisk tilbageførsel af bogførte salgsfakturalinjer eller leverancelinjer. | |
Sikre, at varer returneres til lageret til samme enhedsomkostning, som var tilknyttet den oprindelige salgspostering. | |
Opkræve et lageropfyldningsgebyr hos kunden for at modtage ikke-defekte varer. | |
DU kan kompensere kunden for en vare, du har solgt, ved at give kunden et nedslag i den oprindelige salgspris. | |
Få alle relevante salgreturvaredokumenter oprettet automatisk, f.eks. en købsreturvareordre, en erstatningskøbsordre eller en ny salgsordre. | |
Lade leverandøren kompensere virksomheden for en købt vare ved at udskifte aren. | |
Returnere flere varer, der er dækket af forskellige købsreturordrer, til leverandøren. | |
Vælge f.eks. at bogføre salgreturvaren som modtaget først for at opdatere lagerbeholdningen og senere bogføre den som faktureret for at opdatere lagerværdien og oprette en bogført salgskreditnota. | |
Sikre, at de oprindeligt leverede serie-/lotnumre tilbageføres i salgsreturprocessen. | Sådan gør du: Håndtere varesporingslinjer med funktionen Hent linjer |
Bestemme, hvor et returneret defekt serie-/lotnummer stammer fra, og om det defekte lot er blevet solgt på andre ordrer. | |
Annullere antalsbogføringen af en returvaremodtagelse, hvor salgsreturvaredokumentet (salgskreditnotaen) endnu ikke er faktureret. |