Købsordren er selve hjørnestenen i købsstyringsfunktionen. Du kan i princippet bruge en købsordre til at registrere både en fysisk og en økonomisk transaktion. Købsordrer kan oprettes automatisk på basis af købsrekvisitioner og rammekøbsordrer eller de kan oprettes manuelt.

Oprette købsordrer automatisk fra rekvisitioner og rammeordrer

Købsrekvisitioner oprettes typisk som en kladde til en ordre, hvor du kan angive leverandørens pris, salgsbetingelser og varebeskrivelser. På samme måde kan en lagerchef f.eks. sende en anmodning til indkøbsafdelingen, når der skal bestilles varer hjem til lageret, hvorefter indkøbsafdelingen opretter rekvisitionen. Hvis rekvisitionen accepteres, kan den konverteres til en ordre. Du kan finde flere oplysninger i Sådan oprettes købsrekvisitioner og Sådan konverteres rekvisitioner til købsordrer.

Rammekøbsordrer udgør rammen om en aftale, som du har indgået med leverandøren. Rammeordrer oprettes typisk, når du har forpligtet dig til at købe større mængder af en vare, der skal leveres i mindre portioner over en vis periode. Rammeordrer dækker ofte kun en enkelt vare med leveringsdatoer, der er fastsat på forhånd. På rammeordren oprettes hver separat modtagelse som en ordrelinje. Du kan finde flere oplysninger i Sådan gør du: Oprette rammekøbsordrer og Sådan konverteres rammekøbsordrer til købsordrer.

Oprette købsordrer manuelt

Du opretter købsordrer i vinduet Købsordre. Du kan finde flere oplysninger i Sådan oprettes købsordrer manuelt.

Forudbetalinger

En forudbetaling er en betaling for en ordre. Normalt skal betalingen ske, før ordren behandles. Dette er normalt, hvor varerne skal specialfremstilles, eller hvor der skal betales kontant.

Når en forudbetaling er oprettet på en købsordre, kan du oprette en forudbetalingsfaktura på det beløb, der skal forudbetales på købsordren. Du kan finde flere oplysninger i Sådan defineres procentsatser for forudbetaling og Sådan oprettes forudbetalingsfakturarer.

Direkte levering

Direkte levering vil sige, at en eller flere varer leveres direkte fra leverandøren til kunden.

Når du opretter direkte levering, skal du oprette en købsordre, der er knyttet til en salgsordre. Købsordren kan oprettes direkte eller indirekte. Du kan finde flere oplysninger i Sådan oprettes købsordrer til direkte leveringer vha. den direkte metode og Sådan oprettes købsordrer til direkte leveringer vha. den indirekte metode.

Selvom salgs- og købstransaktioner for den direkte levering registreres som almindelige ordrer, befinder de direkte leverede varer sig aldrig fysisk på dit firmas lager.

Bogføre købsordrer

Når du har udfyldt alle linjer og har indsat alle oplysninger i købsordren, kan du bogføre den. Dette betyder, at du opretter en kvittering og en faktura. Felterne Modtag (antal) og Fakturer (antal) på købsordren viser de antal, som skal bogføres. Værdierne i disse felter indsættes automatisk på det tidspunkt, hvor antallet angives i feltet Antal for købsordrelinjen. Du kan finde flere oplysninger i Sådan bogføres købsordrer.

Dellevering

Hvis det er nødvendigt, kan du reducere antallet i feltet Modtag (antal), inden der bogføres, og dermed angive, at du har modtaget en dellevering.

En ordre kan leveres i lige så mange delleveringer, som det måtte være nødvendigt for at opfylde ordren. Når en dellevering er bogført, viser feltet Modtaget (antal), hvor stor en del af ordren, der er modtaget. Du kan finde flere oplysninger i Sådan bogføres delleverancer.

Modtagelse

Modtagelse er det første trin på varernes vej på lagerstedet, og den frigivne købsordre er en besked til lageret om, at de kan forvente at modtage varer. Så snart lagermedarbejderen har bogført modtagelsen, bliver varerne en del af lagerbeholdningen, som kan sælges, men som endnu ikke er klar til at blive plukket. Når modtagelsen på lageret bogføres, oprettes der automatisk et læg-på-lager-dokument, som er en instruks til lagermedarbejderne om at flytte de modtagne varer fra modtagelsesområdet til selve lagerområdet. Læg-på-lager-dokumentet kan derefter registreres, og varerne er disponible til pluk.

Afhængigt af logistikopsætning på lokationen kan modtagelses- og læg-på-lager-aktiviteter forekomme i grundlæggende eller avancerede aktiviteter. Du kan finde flere oplysninger i Sådan lægges varer på lager med Læg-på-lager og Fremgangsmåde: Lægge varer på lager med Læg-på-lager (lager).

Massebogføring

Hvis du vil bogføre flere købsdokumenter, kan det være en god ide at massebogføre dokumenterne i stedet for at bogføre ét dokument ad gangen. Du kan finde flere oplysninger i Sådan massebogføres købsordrer, fakturaer og kreditnotaer vha. en kørsel.

Se også