Godkendelsessystemet til salgs- og indkøbsdokumenter giver brugerne mulighed for at sende et dokument, typisk en salgsordre eller købsordre, til godkendelse i overensstemmelse med et foruddefineret hierarki af godkendelsesansvarlige med angivne godkendelsesgrænser for beløb.
Godkendelsesdefinitionen foretages typisk i samarbejde med regnskabschefen, den sælgergodkender, der skal godkende dokumenterne, eller en person med en lignende vigtig rolle i virksomheden. Denne chef eller anden hovedbeslutningstager definerer, hvilke dokumenter det er relevant at godkende, og hvilke brugere der skal placeres i godkendelseshierarkiet.
Udover den chef, der er ansvarlig for definitionen af godkendelseshierarkiet, skal du også udpege en godkendelsesadministrator, der skal vedligeholde godkendelsessystemet og kan:
-
Have flere rettigheder end nogen andre brugere
-
Tilføje nye brugere
-
Angive stedfortrædende brugere
-
Tilknytte nye dokumenter til godkendelse
-
Få vist afventende godkendelser for alle brugere
Skabeloner
Du kan bruge skabeloner til at angive, hvilke typer salgs- eller indkøbsdokumenter, der skal inkluderes i godkendelsesprocessen. Til dette formål er der inkluderet et standardsæt med skabeloner til både salgs- og indkøbsdokumenter.
Hvis et bestemt dokument kræver to forskellige korrekturlæsere, kan du angive flere godkendere. I en lille virksomhed, hvor chefen eller ejeren skal godkende alt, kan vedkommende angives som en ekstra godkender.
Notifikation
Notifikationssystemet sender e-mail-notifikationer mellem brugere og deres godkendere om dokumenter, der skal godkendes. Derudover kan administratoren sende notifikationer om forsinkede godkendelser for at sikre, at alle godkendere husker at godkende deres dokumenter.
Uddelegere godkendelse
Du kan tilknytte en stedfortrædende godkender til situationer, hvor en primær godkender ikke er på kontoret, så en proces ikke bliver forsinket. Da administratoren er ansvarlig for vedligeholdelsen af dokumentgodkendelsessystemet, er det dennes opgave at tilføje stedfortrædende godkendere og sikre, at afventede notifikationer uddelegeres til stedfortræderne.
De overordnede principper og arbejdsgange er, med nogle få undtagelser, ens for både salgs- og indkøbsdokumenter.
Følgende tabel beskriver en række opgaver med hyperlinks til de emner, der beskriver dem. Disse opgaver vises i den rækkefølge, som de normalt udføres i.
| Hvis du vil | Kan du se |
|---|---|
Angive indstillinger for, hvem der f.eks. er administrator af godkendelsessystemet, godkendelsesfrister, og om dokumentafvisninger skal inkluderes i en bemærkningsnote. | |
Oprette brugere, der er involverede i godkendelsesprocessen. | |
Angive de maksimale pengebeløb, som en bruger kan godkende. | |
Vælge den dokumenttype, der skal inkluderes i godkendelsesprocessen. | |
Definere, hvilke hændelser (godkendelse, afvisning, annullering eller uddelegering) der skal udløse en e-mail til godkenderne med besked om, at der er et dokument, som afventer deres godkendelse. | |
Konfigurere en SMTP-server (Simple Mail Transfer Protocol) til afsendelse af e-mail-notifikationer. | |
Uddelegere en godkenderopgave til en stedfortrædende godkender. | |
Udnævne flere godkendere. | |
Rediger skabelonen der definerer indholdet af notifikationsmeddelelser mellem brugere i godkendelsessystemet. | Sådan ændres e-mail-skabeloner til meddelelser om dokumentgodkendelse |