Nogle aftaler, som du træffer med dine samarbejdspartnere, er ikke registreret i Microsoft Dynamics NAV fra starten. I stedet sendes det relaterede forretningsdokument til dig, enten vedhæftet en e-mail eller anden elektronisk overførsel eller som papirformat, der er indscannet til en fil. Dette er typisk for køb, hvor disse filer repræsenterer fakturaer fra dine kreditorer eller betalingskvitteringer for udgifter eller mindre køb.

Alle modtagne filer for disse dokumenter vises automatisk i vinduet Indkommende dokumenter. Du kan udføre følgende opgaver i dette vindue:

Sådan konfigureres vinduet Indgående dokumenter

  1. I feltet Søg skal du skrive Indgående dokumenter og derefter vælge det relaterede link.

  2. Under fanen Naviger i gruppen Generelt skal du vælge Opsætning.

  3. I vinduet Konfiguration af indkommende dokumenter skal du udfylde felterne som beskrevet i følgende tabel.

    Felt Beskrivelse

    Finanskladdetype - navn

    Angiv typen på finanskladden, som nye kladdelinjer oprettes i, når du vælger knappen Kladdelinje i vinduet Indkommende dokumenter. Du kan finde flere oplysninger i Finanskladdetyper.

    Finanskladdenavn

    Angiv undertypen på finanskladden, som nye kladdelinjer oprettes i, når du vælger knappen Kladdelinje i vinduet Indkommende dokumenter. Du kan finde flere oplysninger i Finanskladdenavne.

    Kræv godkendelse for at oprette

    Angiv, om den indgående dokumentlinje skal godkendes, før et dokument eller en kladdelinje kan oprettes fra vinduet Indkommende dokumenter.

Sådan konfigureres godkendere af indgående dokumenter

  1. I feltet Søg skal du skrive Indgående dokumenter og derefter vælge det relaterede link.

  2. Under fanen Naviger i gruppen Generelt skal du vælge Opsætning.

  3. I vinduet Konfiguration af indkommende dokumenter på fanen Startside i gruppen Behandl skal du vælge Godkendere.

    Vinduet Godkendere af indgående dokumenter viser alle de brugere, som er sat op i din Microsoft Dynamics NAV-installation.

  4. Vælg en eller flere brugere, der kan godkende et indgående dokument, før et relateret dokument eller en kladdelinje kan oprettes.

    Når brugerne er konfigureret i vinduet Godkendere af indgående dokumenter, så er det kun disse brugere, der kan godkende et indgående dokument, hvis afkrydsningsfeltet Kræv godkendelse for at oprette er markeret.

Sådan godkendes eller afvises et indgående dokument

  1. I feltet Søg skal du skrive Indgående dokumenter og derefter vælge det relaterede link.

  2. Vælg linjen med det dokument, du vil godkende eller afvise.

  3. Under fanen Startside i gruppen Behandl skal du vælge Godkend eller Afvis.

    Afkrydsningsfeltet Godkendt på den indgående dokumentlinje markeres, hvis det indgående dokument er godkendt.

Sådan oprettes et nyt dokument eller en kladdelinje baseret på et indgående dokument

  1. I feltet Søg skal du skrive Indgående dokumenter og derefter vælge det relaterede link.

  2. Vælg en linje, hvor afkrydsningsfeltet Godkendt er markeret, hvis godkendelser er påkrævet.

  3. På fanen Handlinger i gruppen Nyt dokument skal du vælge Købsfaktura eller Kladdelinje. Et tomt Købsfaktura-vindue eller Finanskladde-vindue åbnes.

    Bemærk
    Du opretter typisk dokumenter, f.eks en købsfaktura, hvis ekstra behandling, f.eks en varegebyrtildeling er påkrævet. Hvis det indgående dokument er en kvittering for foretaget betaling, kan du oprette og bogføre en finanskladdelinje til den relaterede finanspost.

  4. Udfyld og behandl købsfakturaen i henhold til oplysningerne i den indgående dokumentfil. Du kan finde flere oplysninger i Sådan oprettes købsfakturaer.

  5. Udfyld og bogfør finanskladdelinjen i henhold til oplysningerne i den indgående dokumentfil. Du kan finde flere oplysninger i Sådan udfyldes og bogføres finanskladder.

Når du bogfører det nye dokument eller en kladdelinje, overføres linket til den indgående dokumentfil til de oprettede finansposter.

Sådan vises et indgående dokument fra de relaterede bogførte poster

  1. I feltet Søg skal du f.eks. skrive Kreditorposter og derefter vælge det relaterede link.

  2. Vælg en linje for bogføringen af en kreditortransaktion baseret på et indgående dokument.

  3. Under fanen Handlinger i gruppen Generelt vælges Naviger.

  4. I vinduet Naviger skal du vælge linjen Indgående dokument, og på fanen Startside i gruppen Proces skal du vælge Vis. Vinduet Indkommende dokumenter åbnes med det indgående dokumentspørgsmål.

  5. Vælg hyperlinket i feltet URL1. Filen åbnes.

Tip

Se også