Du kan oprette konfiguration mellem Microsoft Dynamics NAV og Microsoft Outlook, så oplysninger om møder, opgaver og kontakter kan deles mellem teammedlemmer og opdateres på to produkter. En sælger, der f.eks. arbejder uden for kontoret, kan oprette et nyt møde i vedkommendes firmas kalender ved hjælp af Outlook, og vedkommendes leder på hovedkontoret kan derefter se den pågældende opgave i Microsoft Dynamics NAV.

Synkroniseringen af programmiljøet indeholder standardtilknytning mellem Microsoft Dynamics NAV-kontaktpersoner, -sælger og -opgaver og Microsoft Outlook-kontaktpersoner, -opgaver og -møder. Du kan synkronisere posterne enten manuelt eller automatisk med indstillede intervaller.

Vigtigt
Du kan oprette en ny sælgerkontakt i Outlook, men denne kontakt synkroniseres ikke med Microsoft Dynamics NAV som en sælger.

En af styrkerne ved Microsoft Dynamics NAV Outlook-synkroniseringsfunktionen er, at den kan tilpasses uden brug af kode. Det er ganske enkelt at tilføje flere felter for at optimere synkroniseringen.

Standardopsætningen indeholder tilknytning af fem forskellige Microsoft Dynamics NAV-poster:

Virksomhederne kan f.eks. ønske at tilføje flere felter til denne tilknytning. Du kan finde flere oplysninger i afsnittet "Tilpasning af synkroniseringsfelter" i denne gennemgang.

Om denne gennemgang

Denne gennemgang illustrerer følgende opgaver:

  • Oprettelse af en opgave og synkronisering af den med Outlook.
  • Håndtering af en konflikt mellem forskellige data i samme post.
  • Tilpasning af felter, der synkroniseres.
Bemærk
En konflikt forekommer kun, hvis der er foretaget ændringer i begge programmer efter sidste synkronisering. Nogle af trinnene i denne gennemgang vil derfor gennemtvinge en konflikt, så du kan øve dig i at løse den. I dette tilfælde skal du indtaste to forskellige telefonnumre for samme kontakt og derefter tage dig af konflikten.

Roller

Denne gennemgang viser de opgaver, der udføres af følgende brugerroller:

  • Kontoadministrator, Michael
  • Sælger, David
Bemærk
Så du hurtigt kan begynde at udføre følgende procedurer, skal du bruge dine egne Microsoft Dynamics NAV-brugerindstilling og din egen Outlook-konto, i stedet for at oprette indstillinger for Michael og David som nye brugere i CRONUS International Ltd.-databasen. Se det følgende afsnit "Forudsætninger" for at få oplysninger om den påkrævede Outlook-integrationsopsætning.

Forudsætninger

For at gennemføre denne gennemgang skal du:

  • Udføre trinnene i denne gennemgang: Gennemgang: Oprettelse af Outlook-synkronisering.
  • Sørg for at webtjenester kører.
  • I Microsoft Dynamics NAV skal du sørge for, at følgende er sandt:
    • At Outlook Integration er installeret.
    • Demonstrationsdatabase til CRONUS International Ltd. er installeret.
    • Dit navn er tilføjet som sælger, med dit navn og din e-mail-adresse defineret præcist som i din Outlook-profil.
    • Dit navn er tilknyttet som en bruger til synkronisering af poster.
  • I Outlook skal du sørge for at følgende er sandt:
    • Microsoft Dynamics NAV Synkronisering af knapper vises under fanen Tilføjelsesprogrammer på Outlook-båndet.
    • Forbindelsen mellem Microsoft Dynamics NAV og Outlook fungerer. Klik på Indstillinger og derefter på fanen Forbindelse og vælg Afprøv forbindelse for at kontrollere forbindelsen.

Historie

Michael er kontoadministrator for CRONUS International Ltd.. Han arbejder primært i CRONUS kontor og bruger Microsoft Dynamics NAV. Hans kollega David er sælger og arbejder hovedsageligt i marken og benytter Outlook til at holde styr på kontaktpersoner, opgaver og aftaler. Da Michael og David deler oplysninger, synkroniserer de regelmæssigt deres oplysninger i løbet af dagen. På den måde kan Michael indgå aftaler for David, samtidig med at han også holder styr på Davids aktiviteter i marken.

I dette scenarie opretter Michael en aftale for David om at mødes med en eksisterende kunde. Når David foretager en synkronisering, kan han se det møde, som Michael har oprettet. Han tror ikke, at han kan nå frem i tide, så han flytter mødet til en anden dag i sin Outlook-kalender. Han foretager igen en synkronisering, og ændringerne opdateres i Microsoft Dynamics NAV, så Michel kan se ændringerne.

Michael forsøger at ringe til kontaktpersonen, men telefonnummeret er forkert, da en anden person har indtastet et nyt nummer i Outlook og endnu ikke synkroniseret med Microsoft Dynamics NAV. Michael gennemser konfliktoplysningerne, finder ud af, at problemet har med telefonnummeret at gøre, og løser konflikten.

Michael indser også, at han bliver nødt til at føje flere felter til de poster, der synkroniseres. Han føjer distriktskodefelter til firmaets kontaktoplysninger som brugerdefinerede felter, så de vises i både Outlook og Microsoft Dynamics NAV.

Foretage en synkronisering

Michael angiver først en aftale for David om at mødes med en kunde ved at oprette en opgave i Microsoft Dynamics NAV og derefter synkronisere med Outlook, så aftalen vises i teamets kalender.

Sådan oprettes og synkroniseres en opgave med Outlook

  1. I feltet Søg skal du angive Kontakter og derefter vælge det relaterede link.

  2. Vælg kontaktkort til A. Gibsons advokatfirma, CT100006, på listen Kontakter, og vælg Rediger i gruppen Administrer under fanen Startside.

  3. Ret Sælgerkode til dine initialer på kontaktkortet i oversigtspanelet Generelt.

  4. På fanen Naviger skal du i gruppen Kontakt vælge Opgaver.

  5. Under fanen Startside i gruppen Behandl skal du vælge Opret opgave.

  6. Tilføj følgende oplysninger i guiden Opret opgave:

    • Angiv opgavetypen til Møde.
    • Tilføj en kort beskrivelse, som f.eks. "diskussionsforslag".
    • Angiv mødet til i dag, og tilføj en starttid.

  7. Vælg knappen Næste. Dit navn vises som opgavearrangør og A. Gibsons advokatfirma som en nødvendig deltager.

  8. Vælg knappen Udfør.

  9. Gå til Microsoft Outlook, vælg Kalender for at åbne kalendervisningen, og gå derefter til listen Mine kalendere, og åbn din Microsoft Dynamics NAV-kalender.

  10. På Microsoft Dynamics NAV værktøjslinjen skal du vælge Synkroniser for at aktivere synkroniseringen.

    Synkroniseringen kører, og du kan se den aftale, du har oprettet, i den delte kalender.

David kontrollerer den synkroniserede kalender for Microsoft Dynamics NAV-opdateringer. Han ser aftalen og ændrer tidspunkt for at løse konflikten.

Sådan ændres en mødeindkaldelse i Microsoft Dynamics NAV og synkroniseres med Outlook

  1. Gå til din Outlook-kalender, flyt den aftale, der er oprettet i Microsoft Dynamics NAV, til en anden dag, og vælg derefter knappen Synkroniser for at aktivere synkroniseringen igen.

  2. Åbn nu Microsoft Dynamics NAV, og find kontaktkortet for CT100006.

    Feltet Næste opgavedato viser den nye mødedato. Du kan vælge datofeltet for at åbne opgavelisten, og se de ændringer, du har foretaget til aftalen.

Håndtere en synkroniseringskonflikt

Michael beslutter at ringe til kunden for at fortælle kunden, at David har foretaget ændringer til aftalen. Han opdager, at der er en konflikt i kontaktoplysningerne, og løser konflikten. Selvom dette scenarie viser, hvordan konflikten løses manuelt, kan du også indstille synkroniseringen til at håndtere konflikter automatisk. Du kan finde flere oplysninger i Sådan angives indstillinger til løsning af synkroniseringskonflikter.

Sådan håndteres en konflikt

  1. Vælg Indstillinger i Outlook for at åbne dialogboksen Indstillinger.

    Dialogboksen Indstillinger indeholder flere indstillinger til løsning af konflikter, herunder indstillinger til automatisk erstatning af Outlook-elementer med Microsoft Dynamics NAV-poster, eller automatisk erstatning af Microsoft Dynamics NAV-poster med Outlook-elementer.

  2. Vælg Løs konflikter manuelt, og luk dialogboksen Indstillinger.

  3. Gå til Microsoft Dynamics NAV, åbn kontaktkortet for A. Gibson's Law Firm, CT100006, og tilføj telefonnummeret 1234567.

  4. Åbn Outlook, og find kontakten A. Gibson's Law Firm.

  5. Skift telefonnummeret til 1224567, så det ikke er det samme, som det nummer, du har angivet i Microsoft Dynamics NAV.

  6. Klik på knappen Synkroniser for at aktivere synkroniseringen.

  7. Klik derefter på knappen Fejlfinding, og vælg fanen Konflikter.

    Konflikten vises her. Du kan enten vælge Vis Outlook-element eller Detaljer for at se flere oplysninger om konflikten.

  8. Vælg Oplysninger.

    Dialogboksen Konfliktdetaljer viser en listen over de felter, der er tilknyttet de to poster. Konflikten vises som rød, hvilket gør, at du kan se, at det er forskellen i telefonnummeret, der udgør konflikten.

  9. Vælg Overskriv Outlook-element, vælg elementet på listen, og klik derefter på OK.

Tilpasse synkroniseringsfelter

Da CRONUS har mange udenlandske kontakter og ofte bruger distriktskoden, beslutter Michael at føje dette felt til synkroniseringstilknytningen.

Sådan føjes felter til den eksisterende opsætning

  1. Åbn Microsoft Dynamics NAV.

  2. Indtast Outlook-synkroniseringsenheder i feltet Søg, og vælg derefter det relaterede link.

    Vinduet Outlook-synkroniseringsenheder indeholder definitionen på tilknytningen mellem kontakter i Microsoft Dynamics NAV og kontaktpersoner i Microsoft Outlook.

  3. Vælg CONT_COMP i feltet Kode. Under fanen Startside i gruppen Administrer skal du vælge Rediger.

    Alle de felter, der er tilknyttet mellem de to programmer, vises i dette vindue. For at tilføje det ønskede felt skal du tilføje et vindue og vælge de felter, der skal medtages i synkroniseringen.

  4. Vælg Felter i gruppen Synkroniseringsenhed under fanen Naviger.

  5. Vælg Ny, og vælg derefter Feltnr. 15, Distriktskode.

  6. Da der ikke er nogen sammenlignelig Outlook-egenskab at knytte dette til, skal du markere afkrydsningsfeltet Brugerdefineret for feltet Distriktskode. Vælg knappen OK.

    Da posterne i ændringsloggen bruges til at identificere ændringer i Microsoft Dynamics NAV, skal du også føje dette felt til ændringsloggen.

  7. Vælg Registrer i Opsætning af ændringslog i gruppen Synkroniseringsenhed under fanen Naviger. Vælg knappen OK.

  8. Klik på OK igen i den dialogboks, der åbnes.

    Hvis du vil være sikker på, at den tilføjede distriktskode vises i Microsoft Outlook, skal du oprette og synkronisere en ny kontakt. Ændringerne i opsætningen af synkroniseringen vises kun for nyligt synkroniserede elementer.

  9. I feltet Søg skal du angive Kontakt og derefter vælge det relaterede link.

  10. Vælg Ny i gruppen Ny under fanen Startside for at oprette en ny kontrakt af typen Virksomhed.

  11. Tilføje et nyt kundenavn.

  12. Udvid oversigtspanelet Udenrigshandel, og vælg derefter distriktskode i feltet Distriktskode.

  13. Vælg knappen OK.

  14. Åbn Microsoft Outlook, og start synkroniseringen.

  15. Når synkroniseringen er afsluttet, skal du i Microsoft Outlook åbne den nye kontaktperson, som du oprettede i Microsoft Dynamics NAV.

  16. Gå til fanen Kontaktperson, vælg Alle felter i gruppen Vis, og vælg derefter indstillingen Brugerdefinerede felter i dette emne.

    Her kan du se, at både sælgerkoden og distriktskoden er medtaget i oplysningerne om kontaktpersonen i Outlook.

    Nu, hvor du er færdig med denne gennemgang, kan du oprette synkroniseringsposter og begynde at foretage synkronisering mellem Outlook og implementeringerne i Microsoft Dynamics NAV i din virksomhed.

Se også