Dette emne gælder for Microsoft Dynamics NAV C5 Danmark.

Du kan oprette en købsfaktura til at registrere omkostningerne ved køb og til at spore i Kreditor. Hvis du vil styre en lagerbeholdning, benyttes købsfakturaer også til dynamisk at opdatere lagerniveauer, så du kan minimere lageromkostningerne og yde bedre kundeservice. Købsomkostningerne, herunder serviceudgifter og lagerværdier, der stammer fra bogføring af købsfakturaer, bidrager til avancebeløb og andre finansielle nøgletal i dit Rollecenter.

Bemærk
Hvis du ikke har brug for at styre et lager eller få vist opdaterede avancebeløb, behøver du ikke bruge købsfakturaer til at registrere dine køb. I stedet kan du behandle køb, efterhånden som de relaterede betalinger forfalder. Hvis du f.eks. kun køber ad hoc gennem kreditorkonti, der har en månedlig afregning, eller hvis dit engagement med leverandøren kun vedrører udgifter, kan du beslutte kun at behandle den tilhørende betaling som en del af din kreditorproces. Du kan finde flere oplysninger i Sådan gør du: behandl betalinger manuelt.

Når du modtager lagervarerne, eller når den købte service er fuldført, skal du bogføre købsfakturaen for at opdatere lager og finansrecords og for at aktivere betaling til kreditor i henhold til betalingsbetingelserne.

Advarsel!
Bogfør ikke en købsfaktura, før du modtager produkterne og kender de endelige omkostninger for købet, herunder eventuelle yderligere udgifter. Ellers kan din lagerværdi og avancetal blive skævt.

Du kan nemt rette eller annullere en bogført købsfaktura, før du betaler kreditoren. Dette er nyttigt, hvis du vil rette en skrivefejl, eller hvis du ønsker at ændre købet tidligt i ordreprocessen. Du kan finde flere oplysninger i Fremgangsmåde: Rette eller annullere ubetalte købsfakturaer. Hvis du allerede har betalt for produkter på den bogførte købsfaktura, skal du oprette en købskreditnota for at tilbageføre købet. Du kan finde flere oplysninger i Fremgangsmåde: Behandle købsreturvarer eller annulleringer.

Produkterne kan være både lagervarer og services. Du kan finde flere oplysninger i Fremgangsmåde: Registrere nye produkter. Købsfakturaprocessen er den samme for begge produkttyper.

Bemærk
I Microsoft Dynamics C5 2014 og i dette emne bruges udtrykket “vare” om produktet.

Du kan udfylde de øverste oversigtspaneler på købsfakturaen på to måder, afhængigt af om kreditoren er registreret. Dette angives i de alternative trin 3.1. til 3.5. i følgende procedure.

Sådan oprettes en købsfaktura

  1. I Rollecenter skal du vælge Åbne købsfakturaer.

  2. Under fanen Startside i gruppen Ny skal du vælge Ny.

  3. I feltet Kreditornavn skal du indtaste navnet på en eksisterende kreditor.

    Andre felter i oversigtspanelet Købsfaktura er nu udfyldt med standardoplysningerne for den valgte kreditor. Hvis kreditoren ikke er registreret, skal du følge disse trin:

    1. I feltet Kreditornavn skal du angive den nye kreditors navn og derefter forlade feltet.

    2. I den viste dialogboks skal du vælge knappen Ja.

    3. I vinduet Kreditorskabeloner skal du vælge en skabelon, som det nye kreditorkort skal baseres på, og derefter vælge knappen OK.

      Et nyt kreditorkort åbnes, udfyldt med oplysninger om den valgte kreditorskabelon. Feltet Navn udfyldes på forhånd med den nye kreditors navn, som du har angivet på købsfakturaen i trin 3.1.

    4. Fortsæt ved at udfylde de felter på kreditorkortet, som ikke allerede blev udfyldt fra skabelonen, samt de felter der specifikt angår den nye kreditor, såsom adresse og kontaktoplysninger. Du kan finde flere oplysninger i Fremgangsmåde: Registrere nye kreditorer.

    5. Når du er færdig med kreditorkortet, skal du vælge Luk for at vende tilbage til vinduet Købsfaktura.

      Flere felter i vinduet Købsfaktura udfyldes med oplysninger, som du angav på det nye kreditorkort i trin 3.4. Eventuelle felter, der ikke er udfyldt på forhånd, kan du nu udfylde direkte på købsfakturaen.

  4. Udfyld felterne i gruppen Fakturadetaljer som beskrevet i følgende tabel.

    Felt Beskrivelse

    Bogføringsdato

    Angiv den dato, hvor bogføringen af købsfakturaen skal registreres. Som standard angives dags dato.

    Bilagsdato

    Angiv den dato, du vil registrere som oprettelsesdatoen. Som standard angives dags dato.

    Forventet modt.dato

    Angiv den dato, hvor du forventer at modtage produkterne på købsfakturaen. Som standard angives dags dato.

    Momsvirksomhedsbogf.gruppe

    Angiv kreditorens momsspecifikation for at knytte transaktioner, der er foretaget for denne kreditoren, til den relevante finanskonto i overensstemmelse med momsbogføringsopsætningen.

    Kreditors fakturanr.

    Angiv det nummer, der er på det fakturadokument, du modtager fra kreditoren. Dette felt er obligatorisk.

  5. Udfyld felterne i gruppen Betalingsdetaljer som beskrevet i følgende tabel.

    Felt Beskrivelse

    Betalingsbeting.kode

    Angiv en foruddefineret kode for formlen, der beregner betalingens forfaldsdato, kontantrabatdato, og kontantrabatbeløb på købsfakturaer for kreditoren.

    Forfaldsdato

    Angiv, hvornår købsfakturaen skal betales.

    Som standard beregnes feltet som datoen i feltet Bogføringsdato plus den periode, der er defineret i feltet Betalingsbeting.kode.

    Betalingsformskode

    Angiv en foruddefineret kode for den betalingsform, kreditoren normalt anvender til opkrævning af betaling, f.eks. bankoverførsel eller check.

  6. Udfyld felterne i oversigtspanelet Faktureringsleverandøradresse med en alternativ fakturaadresse. Hvis oversigtspanelet ikke er synligt på fanen Startside i gruppen Vis, skal du vælge Faktureringsadresse.

    Bemærk
    I feltet Navn kan du angive en leverandør, der endnu ikke er registreret. I så fald skal du følge de samme trin, som er beskrevet i trin 3.1 til 3.5.

    De øverste oversigtspaneler på købsfakturaen er udfyldt. Fortsæt ved at udfylde købsfakturalinjerne med lagervarer eller services, som du køber fra kreditoren.

    Bemærk
    Hvis du har konfigureret de tilbagevendende købslinjer for kreditoren, f.eks en månedlig genbestillingsordre, kan du indsætte denne linje i fakturaen ved at vælge knappen Hent tilbagevendende købslinjer.

  7. I oversigtspanelet Linjer skal du i feltet Varenr. indsætte nummeret på en vare eller en service.

  8. Angiv det antal varer, der skal sælges, i feltet Antal.

    Bemærk
    For varer af typen Service er antallet en tidsenhed, f.eks. timer, der er angivet i feltet Enhedskode på linjen.

    Feltet Linjebeløb opdateres, så det viser værdien i feltet Købspris ganget med værdien i feltet Antal.

    Prisen og linjebeløbet vises med eller uden moms, afhængigt af hvad du har valgt i feltet Priser inkl. moms på kreditorkortet.

  9. Gentag trin 7 og 8 for hvert produkt, du vil købe fra kreditoren.

    Totalerne nederst på købsfakturaen beregnes automatisk i takt med, at du ændrer linjerne eller opretter nye linjer.

  10. I feltet Fakturarabatbeløb skal du indtaste et beløb, der skal trækkes fra den værdi, der vises i feltet I alt inkl. moms nederst på fakturaen.

    Bemærk
    Hvis du har konfigureret fakturarabatter for kreditoren, indsættes den angivne procentværdi automatisk i feltet Kreditorfakturarabat i %, hvis kriterierne opfyldes, og det relaterede beløb indsættes i feltet Fakturarabatbeløb. Du kan finde flere oplysninger i Sådan defineres fakturarabatbetingelser.

  11. Når du modtager de købte varer eller serviceydelser, skal du på fanen Startside i gruppen Bogføring vælge Bogfør.

Købet afspejles nu i lager- og finansrecords, og kreditorbetalingen aktiveres. Købsfakturaen fjernes fra listen over købsfakturaer og erstattes med et nyt bilag i oversigten over bogførte købsfakturaer, som du åbner fra Rollecenter.

Tip

Se også