Du kan automatisere processen med at anmode om godkendelser for dokumenter, som f.eks salgs- eller købsordrer. Når du har oprettet dokumentgodkendelser, kan du etablere en godkender og erstatte godkender for hver bruger. Du angiver salg, køb, og anmoder om grænser for hver bruger, sådan at når brugere opretter et dokument, der er over deres grænser, bliver de bedt om at sende en anmodning om godkendelse. Anmodninger om godkendelse og andre meddelelser sendes ved hjælp af en SMTP-server. Du skal oprette notifikationer, så godkendere advares, når de har et dokument, der venter på godkendelse.
Om denne gennemgang
Denne gennemgang illustrerer følgende opgaver:
-
Sådan oprettes en ny bruger med Windows-legitimationsoplysninger for logon.
-
Anvendelse af dokumentgodkendelsesindstillinger for to brugere.
-
Opsætning af e-mail-meddelelser.
Forudsætninger
For at gennemføre denne gennemgang skal du:
-
Microsoft Dynamics NAV med Demonstrationsdatabase til CRONUS International Ltd. installeret. Du kan finde flere oplysninger i Demo Option.
-
En SMTP-server, som begge brugere har adgang til.
Historie
Søren Bentley er superbruger på CRONUS International Ltd.. CRONUS har flere afdelinger, der håndterer dokumenter, herunder salg og indkøb. Søren er blevet bedt om at oprette dokumentgodkendelser for at automatisere processen med at anmode om en godkendelse. Han beslutter at teste godkendelsesprocessen på en enkelt computer, før han sætter den op til CRONUS medarbejdere. Han opretter to dokumentgodkendelsesbrugere i Microsoft Dynamics NAV. En er ham selv, som han også konfigurerer som godkendelsesadministrator. I denne gennemgang skal du konfigurere dig selv som den anden bruger. Søren angiver derefter godkendelsesgrænser for brugere og udpeger de skabeloner, der skal bruges til godkendelse. Endelig konfigurerer han notifikationer til at advare brugerne om, når en godkendelse er klar til behandling.
Oprette eksempeldata
Søren tilføjer en ny bruger i Microsoft Dynamics NAV.
Hvis du vil udføre denne gennemgang, men ikke har tilladelse til at tilføje brugere i dit domæne, kan du tilføje en bruger på den lokale computer i stedet for, som det beskrives i følgende procedure.
Sådan tilføjes en bruger til domænet
Vælg Start, og i boksen Søgeprogrammer og filer skal du indtaste Redigere lokale brugere og grupper, og derefter vælge det relaterede link.
Udvid Lokale brugere og grupper, og vælg derefter Brugere.
Åbn genvejsmenuen til mappen Brugere, og vælg derefter Ny bruger.
-eller-
På menuen Handling skal du vælge Ny bruger.
Føj oplysninger til brugeren. Giv brugeren navnet Søren. Du skal fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet Brugeren skal skifte adgangskode ved næste logon.
Efter oprettelse af en bruger, skal Søren føje brugeren til Microsoft Dynamics NAV. Dette gør han ved at følge proceduren i Sådan oprettes brugere af Microsoft Dynamics NAV.
Anvendelse af dokumentgodkendelsesindstillinger for brugere.
Søren tilføjer sig selv som en sælger, da han er ansvarlig for de salgsordrer, som ordrebehandleren har oprettet. I denne gennemgang skal han godkende de dokumenter, der er sendt til godkendelse af ordrebehandleren. Søren opsætter sig selv som dokumentgodkenderen og opsætter også salgs- og købsgrænser, der kræver godkendelse for den bruger, som han tidligere har oprettet.
Sådan oprette dokumentgodkendelsesbrugere
I feltet Søg skal du angive Sælgere og derefter vælge det relaterede link.
I vinduet Sælgere under fanen Start i gruppen Ny skal du vælge Ny.
I tekstboksen Kode skal du tilføje initialerne SB (for Søren Bentley), og i tekstboksen Navn skal du indtaste navnet Søren Bentley.
I feltet E-Mail skal du indtaste en e-mailadresse, som du kan bruge til at teste, om procedurerne i denne gennemgang virker. Vælg knappen OK.
I feltet Søg skal du indtaste Godkendelsesopsætning og derefter vælge det relaterede link.
I vinduet Opsætning af godkendelse på oversigtspanelet Generelt i feltet Godkendelsesadministrator skal du angive Søren.
Under fanen Startside i gruppen Proces skal du vælge Brugeropsætning.
I vinduet Godkendelsesopsætning under fanen Start i gruppen Ny skal du vælge Ny. I et tomt Bruger-ID-felt skal du vælge feltet, markere rækken for den bruger, du vil tilføje, og derefter vælge knappen OK.
For Søren skal du fuldføre brugerkonfigurationen med oplysningerne i Brugerkolonne 1 i nedenstående tabel. Brug derefter oplysningerne i kolonnen Bruger 2 til at angive dig selv som den anden bruger, du har oprettet.
 Bemærk |
|---|
| Du skal oprette en godkender, før du kan konfigurere brugere, der kræver denne godkenders godkendelse. Derfor skal du angive Bruger 1, der fungerer som godkender i dette scenario, før du angiver Bruger 2. |
| Godkendelsesindstillinger | Bruger 1 (Søren) - sælger og dokumentgodkender | Bruger 2 (dig) - ordrebehandler |
|---|---|---|
Bruger-id | Angiv det bruger-id, som du har tildelt denne bruger. | Angiv det bruger-id, som du har tildelt denne bruger. |
Sælger/indkøberkode | Bruger 1 | |
Godkender-id | Bruger 1 | |
Beløbsgrænse for godkendelse af salg | Marker afkrydsningsfeltet Ubegrænset. | 5000 |
Beløbsgrænse for godkendelse af køb | Marker afkrydsningsfeltet Ubegrænset. | 5000 |
Anmod om beløbsgrænse for godkendelse | Marker afkrydsningsfeltet Ubegrænset. | 5000 |
E-mail-adresse for bruger 1 | E-mail-adresse for bruger 2 |
Opsætning af meddelelser.
I Microsoft Dynamics NAV anvender Søren meddelelsesindstillinger for at sikre, at han får besked, når en godkendelse er klar. Han opsætter Microsoft Dynamics NAV til automatisk at anmode om en kommentar, når en bruger afviser en godkendelsesanmodning. Han afslutter endelig SMTP-mail-opsætning, så der sendes post, når der sendes en anmodning om godkendelse.
Sådan opsættes e-mail-meddelelser
I vinduet Opsætning af godkendelse skal du markere afkrydsningsfeltet Anmod om afvisningsbemærkning.
Udvid oversigtspanelet Meddelelse og på listen Underret brugeren om skal du markere alle afkrydsningsfelter og derefter vælge knappen OK.
I feltet Søg skal du indtaste Godkendelsesskabeloner og derefter vælge det relaterede link.
Vælg en linje, og gå til fanen Start, hvor du i gruppen Administrer skal vælge Rediger liste.
På linjerne K-tilbud og S-ORDRE skal du markere afkrydsningsfeltet Aktiveret.
Vælg knappen OK.
Sådan oprettes SMTP-mail
I feltet Søg skal du indtaste SMTP-e-mail-opsætning og derefter vælge det relaterede link.
I tekstboksen SMTP-server skal du angive navnet på din SMTP-server.
I boksen Godkendelse skal du vælge Grundlæggende.
Tilføje bruger-id og adgangskode til din SMTP-server.
Dette er normalt administrator-ID'et og adgangskoden til den SMTP-server, som du og din bruger er registreret på. Du kan også bruge Anonym godkendelse.
Vælg knappen OK.
For yderligere oplysninger om SMTP e-mail-systemer, skal du se Konfigurere SMTP E-mail (IIS 7).
Efterfølgende trin
Når du har udført dokumentgodkendelserne, kan du prøve at afsende og godkende, afvise eller uddelegere godkendelsesanmodninger. Du kan finde flere oplysninger i Gennemgang: Godkendelse af dokumenter.