Med dokumentgodkendelse kan kunderne definerer begrænsninger, som f.eks. købs-, anmodnings- og kreditgrænser eller sælger-/indkøbergodkendelseskrav. Hver bruger tildeles en godkender, der kan godkende dokumenter fra den pågældende bruger. Når godkendelsen er sendt i Microsoft Dynamics NAV, kan der bruges SMTP-e-mail til at give godkenderne besked om, at et dokument afventer deres godkendelse. Når godkenderne modtager dokumentet, kan de godkende, afvise eller uddelegere godkendelsen. En uddelegering sender godkendelsen til en anden foruddefineret afløsergodkender. Administratorer kan også uddelegere til afløsergodkenderen, hvis det oprindelige godkender ikke er på kontoret.

Overordnet set sikrer dokumentgodkendelser, at:

Om denne gennemgang

Denne gennemgang viser de grundlæggende godkendelsesarbejdsgange, der er relativt simple og nemme at tilpasse. Denne gennemgang illustrerer følgende opgaver:

  • Send et dokument til godkendelse, og modtag en godkendelse som svar.
  • Afvis en godkendelse, og tilføj en kommentar som forklaring.

Roller

Denne gennemgang viser de opgaver, der udføres af følgende brugerroller:

  • Salgsordrebehandler
  • Sælgeransvarlig
  • Indkøbsagent
  • Indkøbschef

For at forenkle opsætningen af denne gennemgang kommer du til at arbejde med to brugere i stedet for de fire brugerroller, der er angivet her. De refereres til som Bruger 1 og Bruger 2 i procedurerne.

Forudsætninger

For at gennemføre denne gennemgang skal du:

  • Demonstrationsdatabase til CRONUS International Ltd.-virksomhed.
  • Sådan oprettes to brugere, som har tilladelse til at arbejde i CRONUS International Ltd.-databasen. Du kan finde flere oplysninger i Sådan oprettes brugere af Microsoft Dynamics NAV.
  • Sådan fuldføres trinnene i gennemgangen "Definere dokumentgodkendelser". Du kan finde flere oplysninger i Gennemgang: Oprette dokumentgodkendelser. Installationsgennemgangen beskriver, hvordan du angiver godkendelser for de to brugere. Tildel følgende oplysninger.

    Godkendelsesindstillinger Bruger 1 - sælger/indkøbschef Bruger 2 - ordrebehandler/indkøbsagent

    Bruger-id

    Angiv det bruger-id, som du har tildelt denne bruger.

    Angiv det bruger-id, som du har tildelt denne bruger.

    Sælger/indkøberkode

    Bruger 2

    Godkender-id

    Bruger 2

    Beløbsgrænse for godkendelse af salg

    Marker afkrydsningsfeltet Ubegrænset.

    5000

    Beløbsgrænse for godkendelse af køb

    Marker afkrydsningsfeltet Ubegrænset.

    5000

    Anmod om beløbsgrænse for godkendelse

    Marker afkrydsningsfeltet Ubegrænset.

    5000

    E-mail

    E-mail-adresse for bruger 1

    E-mail-adresse for bruger 2

  • På linjerne K-tilbud og S-ORDRE skal du markere afkrydsningsfeltet Aktiveret.
  • Opret nogle eksempeldata ved at bruge trinnene i afsnittet "Sådan oprettes eksempeldata" i denne gennemgang.
  • Gem et Microsoft Office Word-eksempeldokument på din computer eller en anden placering, som du har adgang til. Dette dokument bruges til at vise, hvordan der oprettes et link fra poster, og behøver ikke indeholde specifikke oplysninger.

Historie

Salgsordrebehandleren bruger regelmæssigt dokumentgodkendelser til at bekræfte oplysninger hos de relevante sælgere og for ordrer, der muligvis har overskredet de pågældende grænser. I første scenarie opretter ordrebehandleren en salgsordre, der kræver sælger-/indkøber- og grænsegodkendelse. Hun sender ordren til en sælgeransvarlig hos CRONUS til godkendelse, og sælgeren gennemser og godkender derefter anmodningen.

I det andet godkendelsesscenarie har indkøbsagenten forhandlet et indkøb med leverandøren Schmeichel Møbler A/S. Hun har modtaget en rabat på 5 % i sine forhandlinger. Hun opretter en købsrekvisition og bruger funktionen Postlinks til at vedhæfte et dokument med rekvisitionen fra leverandøren. Dokumentet sendes derefter til godkendelse hos hendes chef. Hendes leder gennemgår tilbuddet, beslutter at CRONUS skal forhandle en højere rabat og afviser godkendelsen. Hendes leder tilføjer en bemærkning til den afviste godkendelsesanmodning, som indkøberen gennemgår. Baseret på oplysninger fra hendes leder kan indkøberen derefter genforhandle aftalen med Schmeichel Møbler A/S.

Oprette eksempeldata

Tilføj Bruger 1 som sælger, gør Bruger 1 til sælgerkontaktperson hos Kontorcentralen A/S, og gem derefter et Word-eksempeldokument på din computer.

Sådan oprettes eksempeldataene

  1. I feltet Søg skal du angive Sælgere og derefter vælge det relaterede link.

  2. Vælg Ny i gruppen Ny under fanen Startside for at oprette et nyt kort med følgende oplysninger:

    • Kode: (Bruger-id for Bruger 1)
    • Navn: (Navn på Bruger 1)
    • Provisionspct.: 5

  3. Vælg knappen OK for at lukke vinduet.

  4. I feltet Søg skal du indtaste Debitorer og derefter vælge det relaterede link.

  5. Vælg debitor 10000, Kontorcentralen A/S, og vælg Rediger i gruppen Administrer under fanen Startside.

  6. Markér bruger 1, og vælg derefter knappen OK i feltet Sælgerkode.

  7. Opret et Word-dokument, og placer det på skrivebordet. Det behøver ikke indeholder nogen bestemte oplysninger.

    Du kan nu udføre de egentlige trin til dokumentgodkendelsen.

Foretage en simpel godkendelse

Salgsordrebehandleren modtager en ordre på 10 Athens-skriveborde fra Kontorcentralen A/S. Ordrebehandleren opretter en salgsordre, der kræver sælger-/indkøber- samt grænsegodkendelse. Hun sender dokumentet til godkendelse. Sælgeren gennemgår og godkender derefter salgsordren.

Sådan oprettes en salgsordre og sendes en godkendelsesanmodning

  1. Log på Microsoft Dynamics NAV som Bruger 2.

  2. I feltet Søg skal du angive Salgsordrer og derefter vælge det relaterede link.

  3. Vælg Ny i gruppen Ny under fanen Startside for at oprette en ny ordre. Tryk på Enter i feltet Nummer for at oprette en ny post.

  4. Vælg debitor 10000 i feltet Kundenummer.

  5. Opret en linje med følgende oplysninger i oversigtspanelet Linjer:

    • Type: Vare
    • Vare: 1896-S
    • Antal: 10

  6. På fanen Startside i gruppen Proces skal du vælge Bogfør.

  7. Der åbnes en meddelelse med oplysninger om, at dokumentet skal godkendes og frigives, før det kan bogføres. Vælg knappen OK.

  8. Under fanen Handlinger i gruppen Anmod skal du vælge Send godkendelsesanmodning.

    Anmodningen sendes. Der vises en meddelelse om, at det lykkedes.

    Statussen på salgsordren ændres til Afventer godkendelse.

    Bemærk
    Denne gennemgang viser ikke, hvordan du åbner en meddelelse via e-mail om dokumentgodkendelse. Når du modtager en dokumentgodkendelse via e-mail, indeholder det et link, der sætter dig i stand til at få vist de dokumenter, der afventer godkendelse. Hvis du vælger dette hyperlink, åbnes vinduet Godkendelsesposter. I denne gennemgang åbner du vinduet Godkendelsesposter manuelt fra Microsoft Dynamics NAV.

Sådan godkendes en anmodning og vises en godkendelse

  1. Log ind som Bruger 1.

  2. I feltet Søg skal du indtaste Godkendelsesposter og derefter vælge det relaterede link.

    Vinduet Godkendelsesposter åbnes. Der er en post for den salgsordre, der er oprettet af ordrebehandleren.

    Ordrestatussen er angivet til Åben, og Godkender-id er indstillet til brugerens id.

  3. Markér posten. Under fanen Handlinger i gruppen Generelt skal du vælge Godkend.

  4. Log på som ordrebehandler, bruger 2, igen.

  5. Indtast Godkendelsesanmodningsposter i feltet Søg, og vælg derefter det relaterede link.

    Der er to poster, der er angivet for salgsordren. Feltet Status er indstillet til Godkendt.

Oprette en købsrekvisition og anmode om godkendelse

Indkøberen har forhandlet med leverandøren Schmeichel Møbler A/S om en rabat på 5 %. Indkøberen opretter en købsrekvisition og vedhæfter et Word-dokument med rekvisitionen fra leverandøren ved hjælp af funktionen Postlinks. Dokumentet sendes derefter til godkendelse hos hendes chef.

Sådan oprettes en købsrekvisition med et vedhæftet dokument

  1. Følgende opgave starter fra indkøbsagentrollen. Log på som bruger 2 for at udføre opgaven.

  2. I feltet Søg skal du indtaste Købsrekvisitioner og derefter vælge det relaterede link.

  3. Under fanen Startside i gruppen Ny skal du vælge Ny.

    Tryk på Enter i feltet Nummer for at oprette en ny post.

  4. Vælg leverandør 30.000 i feltet Leverandørnr..

  5. Opret en linje med følgende oplysninger i oversigtspanelet Linjer:

    • Type: Vare
    • Nr.: 1896-S
    • Antal: 15
    • Linjerabatpct.: 5

  6. Vælg Links i gruppen Vis tilknyttet under fanen Startside.

  7. Vælg knappen Handlinger, og vælg derefter Ny. Find det Word-dokument, som du har gemt på dit skrivebord under installationen, og vælg derefter knappen Gem for at vedhæfte det. Luk vinduet Links.

  8. Under fanen Handlinger i gruppen Anmod skal du vælge Send godkendelsesanmodning. Klik på OK for at bekræfte meddelelsen om, at godkendelsen er afsendt.

Afvise godkendelser

Indkøbschefen modtager en godkendelsesanmodning fra indkøberen, gennemser det dokument, der er vedhæftet købsrekvisitionen, og afviser derefter anmodningen med tilføjelse af en kommentar, der forklarer beslutningen.

Sådan gennemses godkendelsesanmodningen

  1. Log ind som Bruger 1.

  2. Indtast Godkendelsesposter i feltet Søg, og vælg derefter det relaterede link.

  3. Vælg godkendelsesanmodningen for købsrekvisitionen.

  4. Under fanen Startside i gruppen Behandl skal du vælge Dokument.

    Købsrekvisitionen åbnes. Gennemgå tilbuddet, og læg mærke til linjerabatten på fem procent.

  5. Vælg Links i gruppen Vis tilknyttet under fanen Startside.

    Markér linket til Word-dokumentet, som du har tilknyttet. Word-dokument åbnes, og du kan gennemse indholdet. Lukke Word-dokumentet.

  6. Luk vinduet Links.

  7. Luk købsrekvisitionskortet.

Sådan afvises en godkendelsesanmodning

  1. Med godkendelsesanmodningsposten markeret skal du under fanen Handlinger i gruppen Funktioner vælge Afvis.

    Vinduet Godkendelsesbemærkninger åbnes automatisk, da det er indstillet til at åbne, når en godkendelse afvises.

  2. Indtast følgende kommentar: Prøv at få en rabat på 10 %. Vælg knappen OK for at lukke vinduet Godkendelsesbemærkninger.

    Godkendelsesanmodningen er afvist.

  3. Log ind som bruger 2. Indtast Godkendelsesanmodningsposter i feltet Søg, og vælg derefter det relaterede link.

    Du kan se, at godkendelsesanmodningen har Status som Afvist, og at feltet Kommentar indeholder værdien Ja.

  4. Åbn vinduet Godkendelsesbemærkninger, og vælg Bemærkninger i gruppen Vis under fanen Naviger.

    Kommentaren om at prøve at få en større rabat vises. På denne måde ved Bruger 2, at rekvisitionen skal genforhandles med Schmeichel Møbler.

    Når du har genforhandlet rabatten, kan du sende tilbuddet til godkendelse igen.

Efterfølgende trin

Du har fuldført de grundlæggende scenarier for brug af dokumentgodkendelser til at administrere arbejdsprocesser til godkendelse af salg og indkøb inden for en organisation. Du har nu godkendt og afvist en godkendelsesanmodning.

Hvis du vil vide mere om de tilpasninger, du kan implementere for at skræddersy arbejdsprocessen med dokumentgodkendelser, så den opfylder dine behov, kan du se Definere arbejdsgang for godkendelse.

Se også