Ved administration af dine relationer med kontaktpersoner hjælper det med at holde styr på e-mail-korrespondancen. E-mail-logføring i Microsoft Dynamics NAV er beregnet til at hjælpe dig med det. Du kan registrere din e-mail-korrespondance i både Microsoft Dynamics NAV og Microsoft Exchange Server. Du kan for eksempel sende en e-mail-meddelelse til en kontakt om en kommende begivenhed. Kontaktpersonen svarer og bekræfter sin interesse i at deltage. Begge meddelelser logføres på kontaktkortet. Du kan også modtage en klage fra en kontaktperson via en e-mail-meddelelse. Du kan spore kontaktpersonens meddelelse og dit svar på den ved hjælp af e-mail-logføring.

Funktionen e-mail-logføring gør det muligt at logføre alle indgående og udgående e-mail-meddelelser. Det eneste krav er, at e-mail-adressen være en, som Microsoft Dynamics NAV genkender. Adressen skal tilhøre en sælger eller en kontaktperson. Meddelelserne kan oprettes i Outlook. De logføres automatisk, hvis du har e-mail-logføring aktiveret. Det giver dig fleksibilitet til at vælge den løsning, der passer bedst til dine behov.

Når du har implementeret e-mail-logføring, kan du gøre e-mail-korrespondance tilgængelig for alle medarbejdere, selv hvis der blev sendt en meddelelse til en bestemt modtager. Du kan gøre dette ved at udnytte offentlige Exchange-mapper. Det giver bedre vidensdeling og muliggør bedre brugerproduktivitet, da oplysningerne er gemt på én fælles placering.

Fordi maillogføring er serverbaseret, holdes mails i deres oprindelige miljø i stedet for i programmet. Det gør det nemmere at administrere og optimere databaselagring.

Om denne gennemgang

Denne gennemgang beskriver, hvordan du installerer og vedligeholder e-mail-logføring for Microsoft Exchange Server i Microsoft Dynamics NAV.

Denne gennemgang illustrerer følgende opgaver:

  • Installation og konfiguration af e-mail-logføring.
  • Test og brug af e-mail-logføring.
  • Finjustering.

Roller

Denne gennemgang indeholder opgaver, der normalt udføres af følgende brugerroller:

  • It-tekniker/teknisk slutbruger/superbruger
  • Sælger/marketingchef

Forudsætninger

Før du kan udføre trinnene i denne gennemgang, skal du gøre følgende.

For at gennemføre denne gennemgang skal du:

  • Demonstrationsdatabase til CRONUS International Ltd..
  • Microsoft Dynamics NAV-serveradministrationsværktøj.
  • En forbindelse til Microsoft Exchange Server 2013 eller Microsoft Exchange Server 2010.
  • Adgang til offentlige Microsoft Exchange-mapper.
  • Microsoft Outlook 2013 eller Microsoft Outlook 2010.

Historie

Denne gennemgang fokuserer på to aspekter af e-mail-logføring. I det første tilkaldes it-teknikeren for at konfigurere e-mail-logføring. Dette kan også gøres af en teknisk bruger i virksomheden. I det andet aspekt bruger en sælger e-mail-logføring til at holde styr på e-mails, der er sendt til en kontaktperson. Sælgerens chef kan se en post for interaktionerne i en logfil.

Installation og konfiguration af e-mail-logføring på Microsoft Exchange Server

Hvis du vil bruge e-mail-logføring, skal du have oprettet forbindelse til Microsoft Exchange Server og have en e-mail-konto.

Bemærk
Til brug i denne gennemgang bør du overveje at oprette en domænebruger-e-mail-konto, der ikke er knyttet til en bestemt person. Hvis du gør det, bør du også tilføje domænekontoen til Microsoft Dynamics NAV som Windows-bruger med superrettigheder.

I et produktionsmiljø anbefaler vi dog, at du konfigurerer din tjenestekonto, der er tildelt det nødvendige minimum af Microsoft Dynamics NAV tilladelser, især hvis du kører tjenesten på en dedikeret server.

I Outlook skal du oprette to offentlige Exchange-mapper til din e-mail. Disse mapper bruges til at behandle meddelelser og arkivere dem. Denne procedure skal være afsluttet, før du fortsætter med at konfigurere e-mail-logføring i Microsoft Dynamics NAV.

Bemærk
Hvis du er Exchange-administrator, kan du også bruge Exchange Management Console til at udføre denne opgave. Du kan finde flere oplysninger i Exchange Management Console.

Bemærk
Den e-mail-konto, der bruges til at konfigurere e-mail-logføring i Microsoft Dynamics NAV, skal have bestemte tilladelser med hensyn til de offentlige mapper.

  • Når du konfigurerer opsætning af e-mail-logføring i vinduet Marketingopsætning, skal det brugernavn, der bruges til validering af opsætningen, have læseadgang til de offentlige mapper.
  • Når e-mail-logføring kører på Microsoft Dynamics NAV Server, skal de brugerkontolegitimationsoplysninger, der bruges på serveren, have fuld tilladelse til at læse, skrive og slette elementer, der er indstillet for de offentlige mapper.

Du kan finde flere oplysninger i Håndtering af offentlige mappetilladelser.

Sådan oprettes mapper i Microsoft Exchange Server til e-mail-logføring

  • Opret to offentlige mapper i Microsoft Outlook i din postkasse.

    Mappe Beskrivelse

    Kø

    E-mail-meddelelser kopieres af en Microsoft Dynamics NAV-bruger, normalt en sælger, til kømappen i overensstemmelse med de regler, du har opstillet.

    Lager

    Indgående og udgående meddelelser gemmes og kopieres automatisk til lagringsmappen.

    Bemærk
    Microsoft Dynamics NAV understøtter ikke mappestier, der er mere end 250 tegn lange. Derfor bør du konfigurere strukturen for din offentlige mappe, så den kan håndtere denne begrænsning.

    Yderligere oplysninger kan fås ved at søge i Microsoft Outlooks hjælp efter "Oprette en mappe".

Yderligere oplysninger om offentlige mapper, se Om offentlige mapper og Om offentlige mappetilladelser.

Konfigurerer Microsoft Dynamics NAV

Når du har oprettet offentlige e-mail-mapper i Microsoft Outlook, skal du konfigurere Microsoft Dynamics NAV til at bruge dem interaktivt. Et aspekt af opsætningen kræver, at du angiver, hvordan interaktioner registreres i en interaktionslog. Det andet aspekt er at identificere de mapper, hvor du logfører dine aktiviteter. Følgende trin kræver, at du er logget på som superbruger med alle tilladelser.

Sådan konfigureres e-mail-logføring

  1. I feltet Søg skal du indtaste Opsætning af interaktionsskbl. og derefter vælge det relaterede link.

  2. I oversigtspanelet Generelt i feltet E-mail vælges en skabelon. Til denne gennemgang skal du vælge E-MAIL. Vælg knappen OK. Du kan finde flere oplysninger i Interaktioner.

  3. I feltet Søg skal du indtaste Marketingopsætning og derefter vælge det relaterede link.

  4. Udvid oversigtspanelet E-mail-logføring, og angiv e-mail-adressen til en bruger i din virksomhed, der har en e-mail-konto på en Microsoft Exchange Server, i feltet Automatisk opdagelse e-mailadresse.

  5. Vælg knappen AssistEdit i feltet Kømappesti. Vinduet Exchange-mapper åbnes.

  6. Vælg et mappenavn til din offentlige mappe, og vælg Hent undermapper på fanen Startside. Gå til den kømappe, du oprettede i Outlook.

  7. Vælg knappen AssistEdit i feltet Lagringsmappesti. Gå til den lagringsmappe, du oprettede i Outlook.

  8. Angiv 20 i feltet E-mail-batchstørrelse. Denne værdi angiver, hvor mange e-mail-meddelelser, der skal behandles ad gangen.

  9. For at sikre, at adresse og installation er gyldig på Exchange Server, skal du på fanen Handlinger i gruppen Funktioner vælge Valider installation af e-mail-logføring.

Aktivering af en jobkø for e-mail-logføring

For hele tiden at holde et system til e-mail-logføring kørende skal du bruge det sammen med en opgavekø. Du kan indstille en opgavekø til at køre i en separat serverforekomst til at vedligeholde dit system til e-maillogføring.

Sådan konfigureres Microsoft Dynamics NAV Server

  1. Åbn Microsoft Dynamics NAV-serveradministrationsværktøj. Du kan finde flere oplysninger i Microsoft Dynamics NAV Server Administration Tool.

  2. Opret en ny serverforekomst kaldet E-MAIL. Du kan finde flere oplysninger i How to: Create a Microsoft Dynamics NAV Server Instance. For at forhindre kollisioner med standardindstillingerne for serverporten skal du indstille portoplysningerne på følgende måde.

    Port Indstilling

    Administrative tjenester

    7145

    Server

    7146

    SOAP-tjenester

    7147

    OData-tjenester

    7148

    Indstil tjenestekontoen. Vælg Brugerkonto, og angiv de nødvendige oplysninger om brugernavn, domæne og adgangskode. Vælg den brugerkonto, du brugte til at konfigurere opsætning af e-mail-logføring, for at fuldføre denne gennemgang.

  3. Vælg Rediger. I oversigtspanelet NAS-tjenester skal du i feltet Start Codeunit indtaste følgende parameter: 450. I feltet Firma skal du indtaste navnet på firmaet. Der skelnes mellem små og store bogstaver i feltet med firmanavnet.

  4. Vælg Gem, og vælg derefter knappen OK.

Når du har oprettet opgavekøen, der er beskrevet i følgende procedure, går du tilbage til administrationsværktøjet, hvor du kan starte serverforekomsten.

Du indstiller en opgavekø for din virksomhed, som skal køres hver dag. Du angiver også, at processen skal køre hvert 5. minut. Endelig angiver du, at opgavekøen skal stoppe den sidste dag i året, 31. december.

Hvis du vil konfigurere opgavekøen til e-mail-logføring, har du brug for en Microsoft Dynamics NAV-bruger med de nødvendige tilladelsessæt. Overvej at bruge tilladelsessættene BASIC og JOBQUEUESETUP, der er defineret i Demonstrationsdatabase til CRONUS International Ltd.. Brugeren skal også have en eksplicit tilladelse til at køre kodeenhed 5065. Du kan finde flere oplysninger i Sådan oprettes poster i opgavekøen.

Sådan starter du opgavekøen

  1. I feltet Søg skal du indtaste Kategoriliste til opgavekø og derefter vælge det relaterede link.

  2. Vælg Ny, og opret en ny kategorikode kaldet LOGFØRING. Angiv E-mail-logføring i feltet Beskrivelse. Vælg knappen OK.

  3. I feltet Søg skal du indtaste Opgavekøer og derefter vælge det relaterede link.

  4. Vælg Ny, og opret en ny køkode kaldet ELQ. I feltet Beskrivelse angives Kø for e-mail-logføring.

  5. Vælg feltet Opgavekøkategorifilter, og indstil LOGFØRING. Markér afkrydsningsfeltet Start automatisk fra NAS. Vælg knappen OK.

  6. I feltet Søg skal du indtaste Opgavekøposter og derefter vælge det relaterede link.

  7. Vælg Ny, og udfyld kortet Kort til opgavekøpost som følger.

    Oversigtspanelet Generelt

    Felt Værdi

    Objekttype, der skal aktiveres

    Codeunit

    Objekt-id, der skal aktiveres

    5065

    Beskrivelse

    E-mail-logføringsopgave

    Opgavekøkategorikode

    Logføring

    Maks. antal aktiveringsforsøg

    3

    Udløbsdato/-tidspunkt

    31. december

    Tidligste startdato/-tidspunkt

    Én dag før dags dato.

    Oversigtspanelet Tilbagevendende

    Felt Værdi

    Gentaget opgave

    Indstil alle dage til Sand

    Starttidspunkt

    6: 00: 00

    Sluttidspunkt

    18: 00: 00

    Antal minutter mellem aktiveringer

    5

    Vælg knappen OK.

  8. I vinduet Opgavekøposter vælges opgavekøen. På fanen Startside skal du vælge Angiv status til klar.

Sådan starter og tester du opgavekøen

  1. Åbn Microsoft Dynamics NAV-serveradministrationsværktøj.

  2. Vælg serverforekomsten E-MAIL, og start den.

    Du kan finde flere oplysninger i Managing Microsoft Dynamics NAV Server Instances.

  3. Gå tilbage til Rolledefineret klient, og angiv Logposter i opgavekø i feltet Søg, og luk derefter det relaterede link. Kontroller, om der gemmes en post hvert femte minut, for at kontrollere, at opgavekøen fungerer som forventet.

Test af e-mail-logføring

Før du sætter et system i produktion, kan du forsøge nogle enkle test for at se, om det fungerer som forventet. Følgende procedure illustrerer, hvordan en sælger og hans chef ville bruge systemet. Opgaven har flere forudsætninger for at gøre testfasen let. Først skal du angive e-mail-adresse for en testsælger, så det er den samme e-mail-konto, som den du brugte til automatisk søgning. Testsælgeren skal have en e-mail-adresse, som du kan bruge til at teste. Konfigurer derefter en testkontaktperson, der har en e-mail-adresse, som du kan kontrollere modtager e-mail.

I din test og i produktionen anbefaler vi, at du kopierer e-mail-meddelelser og ikke flytter dem. Dette sikrer, at der vises alle e-mails fra kunderne, selvom de indeholder ugyldige data, der forhindrer e-mail-logføring i at behandle dem.

Sådan testes e-mail-logføring

  1. Åbn testsælgerens kort.

  2. Vælg Kontakter på fanen Naviger. Tilføj testkontaktpersonen til sælgerens liste. Opret om nødvendigt en ny kontaktperson.

  3. Vælg Rediger for at åbne kontaktkortet.

  4. Udvid oversigtspanelet Kommunikation, og vælg i feltet E-mail knappen med et billede af en kuvert. Der åbnes et Outlook-vindue, hvor du kan oprette og sende en enkel meddelelse.

  5. Send en meddelelse fra sælgeren til kontaktpersonen. Send også en meddelelse fra kontaktpersonen til sælgeren.

  6. Kopier den meddelelse, du har sendt til kontaktpersonen, til den offentlige kømappe fra mappen Sendt i sælgerens Outlook. Kopier den meddelelse, du har sendt til kontaktpersonen, til den offentlige kømappe fra indbakken i sælgerens Outlook.

    Hvis opgavekøen fungerer som forventet, kan du fortsætte til næste trin.

  7. På sælgerens kort skal du på fanen Naviger vælge Interaktionslogposter. Kontroller, at den e-mail-meddelelse, du sendte, er med på listen. På fanen Startside skal du vælge Vis for at åbne e-mail-meddelelsen.

    Sikkerhed Bemærk
    E-mail-meddelelser, der modtages via internettet, kan have falske afsenderadresser. Det betyder, at interaktionslogposter i Microsoft Dynamics NAV, der er oprettet fra e-mail-logføring, potentielt kan indeholde falske adresser og bør gennemgås med fokus på sikkerhed.

Sådan integreres e-mail-meddelelser med offentlige mapper

  1. I mappen Sendt i Outlook skal du vælge den e-mail-meddelelse, du vil arkivere til fremtidig reference.

  2. Kopier meddelelserne til den offentlige mappe, du har angivet som din kømappe.

    Tip
    Du kan bruge Outlook-regler til at automatisere denne proces. For eksempel kan du oprette en regel om altid at kopiere e-mail fra en bestemt kontaktperson til din offentlige kømappe. Gør dine regler så specifikke som muligt for at undgå at kopiere spam til kømappen. Du kan finde yderligere oplysninger ved at søge i Outlooks hjælp efter et emne kaldet "Administrer meddelelser ved hjælp af regler".

Brug af e-mail-logføring og interaktionslogfiler

Du kan bruge de oplysninger, der er registreret i vinduet Interaktionslogposter, til at kontrollere dine interaktioner.

Du kan finde flere oplysninger i Sådan konfigureres e-mail-logføring til brug med jobkøen.

Se også