Når et dokument, f.eks. et tilbud, en ordre, en rammeordre, en faktura, en returvareordre eller en kreditnota, sendes til godkendelse, sendes det via Microsoft Dynamics NAV til den første af de personer, der skal godkende det. Når denne person har godkendt dokumentet, sendes det automatisk videre til den næste i rækken og så fremdeles, indtil alle nødvendige personer har godkendt det.

Hvis du er en af de personer, der skal godkende bestemte dokumenter, kan du få vist en liste over de dokumenter, der er sendt til godkendelse hos dig, i vinduet Godkendelsesposter.

Sådan godkendes et dokument

  1. I feltet Søg skal du indtaste Godkendelsesposter og derefter vælge det relaterede link.

  2. Vælg det dokument, du vil godkende.

  3. Under fanen Startside i gruppen Behandle skal du vælge Godkend.

Hvis du mener, at dokumentet skal ændres eller afvises, kan du også ændre dokumentets status i dette vindue.

Når kildedokumentet er godkendt, opdaterer Microsoft Dynamics NAV status for godkendelsesposten fra Åben til Godkendt. Der er to stier til dokumentgodkendelsen: Bilagsstatus og Godkendelsespostens status. Forholdet mellem dem illustreres i nedenstående tabel.

Dokumentets statusGodkendelsespostens status

Åben

Oprettet

Afventer godkendelse

Åben

Frigivet

Godkendt

Hvis du har angivet, at dokumentet skal angives af flere personer, opretholdes dokumentets dokumentstatus som Afventer godkendelse, indtil alle nødvendige personer har godkendt det. Når det er godkendt af alle, ændres dets status til Frigivet.

Samtidig med at status ændres, når et dokument indtastes af f.eks. ordrebehandlingsafdelingen, ændres Godkendelsesstatus for posten er Oprettet til Åben, og status forbliver Åben, indtil alle godkendere har godkendt dokumentet. På det tidspunkt skifter godkendelsespostens status til Godkendt.

Tip
  • Hvis du vil se dokumentet, før du godkender det, skal du vælge dokumentet i vinduet Godkendelsesposter, vælge Naviger og derefter vælge Godkendelse.
  • Du kan vælge at indstille Microsoft Dynamics NAV, så alle de personer, der skal godkende dokumenter, får en notifikation i form af en e-mail, hvis godkendelsesprocessen for et bestemt dokument er annulleret.

Tip

Se også