Når du vælger knappen Bogfør på et købsdokument, kan du vælge mellem følgende bogføringsfunktioner:
- Kontroller
- Bogfør
- Bogfør og udskriv
- Massebogfør
Når du har udfyldt alle linjer og har indsat alle oplysninger i købsordren, kan du bogføre den, dvs. modtage og fakturere.
Når en købsordre bogføres, opdateres kreditorens konto, regnskabet og vareposterne.
For hver købsordre bliver der oprettet en købspost i tabellen Finanspost. Der oprettes også en post i kreditorkontoen i tabellen Kreditorpost, og der oprettes en finanspost i den relevante samlekonto. Desuden kan der eventuelt blive dannet en momspost og en finanspost med rabat. Om der bogføres en post med rabat, afhænger af oplysningerne i feltet Bogføring med rabat i tabellen Købsopsætning.
For hver købsordrelinje bliver der oprettet en varepost i tabellen Varepost (hvis købslinjerne indeholder varenumre) eller en finanspost i tabellen Finanspost (hvis der er indsat en finanskonto på købslinjerne). Hvis lokationen er angivet til at bruge placeringer, oprettes der en lagerpost i tabellen Lagerpost.
Købsordrer bliver desuden altid registreret i tabellerne Købsleverancehoved og Købsfakturahoved.
Inden du starter på selve bogføringen, kan du udskrive en kontrolrapport med alle oplysninger i købsordren og eventuelle fejl. Hvis du vil udskrive rapporten, skal du vælge Handlinger, vælge Bogføring og derefter vælge Kontrollér.
 Vigtigt |
|---|
| Når du bogfører en ordre, har du mulighed for både at modtage og fakturere. Det kan gøres samtidigt eller hver for sig. Du kan også oprette en delvis modtagelse og en delvis faktura ved at udfylde felterne Modtag (antal) og/eller Fakturer (antal) på de individuelle købsordrelinjer, før du bogfører. Bemærk, at du ikke kan oprette en faktura for noget, der ikke er modtaget. For at kunne fakturere er det altså nødvendigt, at du på forhånd har registreret en modtagelse, eller at du nu vælger at modtage og fakturere samtidigt. |
Du kan enten bogføre eller bogføre og udskrive. Hvis du vælger at bogføre og udskrive, udskrives der en rapport, når ordren bogføres. Du kan også vælge funktionen Massebogfør, der giver mulighed for at bogføre flere ordrer samtidig.
Når bogføringen er gennemført, fjernes de bogførte købslinjer fra ordren. Der vises en meddelelse, når bogføringen er gennemført. Herefter kan du se de bogførte poster i forskellige vinduer, der indeholder bogførte poster, f.eks. vinduerne Kreditorposter, Finansposter, Vareposter, Lagerposter og Købsleverance og Købsfaktura.
 Advarsel! |
|---|
Planlægningssystemet vil altid forsøge at konsolidere forsyninger, f.eks ved at forøge eksisterende købsordrelinjer, så de medtager en ny efterspørgsel efter den samme vare og kreditor.
Hvis en købsordrelinje med en værdi i feltet Sagsnr. øges af planlægningssystemet, bogføres det kombinerede købsantal som forbrugt, hvilket medfører forkert kostprisberegning i forbindelse med sager. Du bør derfor være ekstra opmærksom ved bogføring af købsordrelinjer, der indeholder et sagsnummer. Du kan også forhindre problemet på følgende måder:
|