Hvis du bruger styret læg-på-lager og pluk for et lager, når du registrerer afvigelser i lagerkladden mht. antallet af varer på placeringer, registreres de positive og negative afvigelser på lagerreguleringsplaceringen. Afvigelserne bogføres ikke automatisk på varekladden. I stedet skal du med passende mellemrum (fastsat af virksomheden) bogføre posterne fra reguleringsplaceringen på varekladden, så denne afstemmes med den reelle lagerbeholdning. Nogle virksomheder bogfører reguleringer på varekladden hver dag, mens andre kan nøjes med at afstemme en gang om ugen eller hver anden uge.
Når du foretager en lagerplaceringsopgørelse, opretter du også en række vareantal på reguleringsplaceringen for alle afvigelser mellem de beregnede og de optalte antal. Hvis du imidlertid vil bogføre en bestemt lageropgørelse på lageropgørelseskladden, og du ønsker, at de bogførte resultater skal kunne identificeres som resultatet af en bestemt optælling, skal du gøre følgende to ting:
-
Før du foretager lageropgørelsen, skal du i Lager køre funktionen Beregn regulering (logistik) i varekladden for de varer, der skal optælles. Hvis du ikke gør det, vil de tidligere reguleringer af en vare indgå i registreringen af lageropgørelsen.
-
Umiddelbart efter du har registreret resultatet af lageropgørelsen, skal du i menuen Lager udføre funktionen Beregn beholdning i lageropgørelseskladden for de samme varer, som du har optalt ved lagerplaceringsopgørelsen. Programmet beregner den fysiske beholdning af hver vare på grundlag af de forskellige placeringsregistreringer og beregner også, i feltet Antal, de nødvendige op- eller nedreguleringer på varekladden. Du kan nu bogføre de præcise resultater af lageropgørelsen.
Der oprettes ikke kun poster på reguleringsplaceringen af lagerstedet, men også ved bogføringer på varekladden og fra andre dokumenter, der ikke er relateret til lagerstedet, men ikke desto mindre vedrører lagerbeholdningen. Når en indkøber f.eks. modtager en gave til virksomheden, bogfører vedkommende varerne på varekladden. Disse varer registreres automatisk på reguleringsplaceringen (en positiv post). Men varerne er ikke tilgængelige på lageret, før en lagermedarbejder registrerer varen til en passende placering i lagerkladden og dermed opretter et negativt antal på reguleringsplaceringen. Posterne for gaven på reguleringsplaceringen udligner dermed hinanden, og gaven er disponibel til pluk på lageret.
De andre dokumenter, der medfører poster på reguleringsplaceringen - købsfakturaer, købskreditnotaer, salgsfakturaer og salgskreditnotaer - anses normalt ikke for lagerdokumenter, fordi du ikke kan oprette en modtagelse eller leverance til dem. Disse dokumenter vedrører dog stadig virksomhedens varebeholdning. Hvis du f.eks. ikke ønsker, at en debitor skal returnere en vare, der er blevet beskadiget under leveringen, men vælger at udstede en salgskreditnota, skal nedgangen i beholdningen stadig afspejles på varekladden, og dette giver reguleringsplaceringen mulighed for. Et andet eksempel er bogføring af en købsfaktura, der på samme tid opretter en positiv post på varekladden og på reguleringsplaceringen.