Forudbetalinger faktureres og bogføres på en forudbetalingsordre for salg eller køb inden den endelige bogføring. Du kan f.eks. kræve et depositum, før du fremstiller varer efter ordre, eller du kan kræve betaling, før du sender varerne til en kunde. Du bruger forudbetalingsfunktionen i Microsoft Dynamics NAV til at fakturere og opkræve depositum, der kræves af debitorer eller at sende depositummerne til kreditorer. På den måde kan du sikre, at alle betalinger bogføres i forhold til en faktura.

Der kan defineres forudbetalingskrav for en debitor eller kreditor for alle varer eller udvalgte varer. Når du har fuldført den påkrævede opsætning, kan du generere forudbetalingsfakturaer fra salgs- og købsordrer for det beregnede forudbetalingsbeløb. Du kan ændre standardbeløbene på fakturaen efter behov. Du kan f.eks. sende yderligere forudbetalingsfakturaer, hvis der føjes ekstra varer til ordren.

Om denne gennemgang

I denne gennemgang vil du komme gennem følgende scenarier:

  • Opsætning af forudbetalinger.
  • Oprettelse af en ordre, der kræver en forudbetaling.
  • Opretning en forudbetalingsfaktura.
  • Ændring af forudbetalingskrav på en ordre.
  • Anvendelse af forudbetalinger på en ordre.
  • Fakturering af det endelige beløb på en ordre med forudbetaling.

Roller

Denne gennemgang indeholder opgaver for følgende roller:

  • Regnskabschef (Pia)
  • Ordrebehandler (Susan)
  • Administrator af tilgodehavender (Arne)

Historie

Pia er regnskabschef. Hun træffer beslutninger om, hvilke kunder der skal betale et depositum, inden varerne produceres eller leveres. Pia indstiller Microsoft Dynamics NAV til at beregne forudbetalinger automatisk.

Susan er salgsordrebehandler. Når en kunde ringer for at afgive en ordre, indtaster hun ordren i systemet, mens kunden er i telefonen. På denne måde kan hun få bekræftet pris- og betalingsbetingelserne med kunden med det samme, og hun kan foretage ændringer i ordren, mens hun forhandler med kunden.

Arne arbejder i afdelingen for tilgodehavender, hvor han bogfører fakturaer og betalinger.

I dette scenarie angiver Pia forudbetalingskrav for kunden Ravel Møbler ud fra deres kredithistorie og instruerer Susan i, hvordan denne kundes ordrer skal håndteres.

Når kunden ringer, forhandler Susanne med vedkommende, indtil de når en aftale. Derefter kan hun vælge at beregne forudbetalingen på flere forskellige måder.

Når Susanne sender forudbetalingsfakturaen, bestiller kunden en ekstra vare. Susanne opdaterer rækkefølgen, og der opretter endnu en forudbetalingsfaktura.

Arne registrerer kundens betaling, påfører den på fakturaen og sender derefter den endelige faktura.

Opsætte forudbetalinger

Pia opsætter systemet til at håndtere forudbetalinger for debitorer.

  • Pia beslutter at beholde den samme nummerserie for forudbetalinger som den, der bruges til salgsfakturering.
  • Pia indstiller systemet til at kontrollere, om der skal bruges forudbetalinger før den endelige fakturering af en ordre.
  • Pia indstiller standardværdierne for en påkrævet forudbetalingsprocent for specifikke varer og debitorer.

Følgende procedurer beskriver, hvordan Pias opgaver udføres:

Sådan opsættes nummerserierne for forudbetalinger

  1. Indtast Salgsopsætning i feltet Søg, og vælg derefter det relaterede link.

  2. I vinduet Salgsopsætning skal du udvide oversigtspanelet Nummerering.

  3. Kontroller, at nummerserierne for de bogførte forudbetalingsfakturaer i feltet Bogførte forudbetalingsfakturanr. er de samme som dem, der er bogført for salgsfakturaerne (Bogførte fakturanumre), og at nummerserierne for bogførte forudbetalingskreditnotaer (Bogførte forudbetalingskreditnotanr.) er de samme som dem, der er bogført for kreditnotaer (Bogf. kreditnotanumre).

Sådan blokeres forsendelser ved ubetalte forudbetalinger

  1. Gå til vinduet Salgsopsætning, og marker feltet Kontroller forudbetaling ved bogføring i oversigtspanelet Generelt.

    Når feltet Kontroller forudbetaling ved bogføring er valgt, kan du ikke sende eller fakturere en ordre, hvor der er ubetalte forudbetalingsbeløb.

  2. Luk vinduet Salgsopsætning.

Pia angiver, at debitor 20000 som standard skal faktureres med en forudbetaling på 30 % på alle ordrer. Hun skal derfor indtaste en standardprocent for forudbetaling på debitorkortet.

Pia kræver, at alle debitorer skal faktureres med et depositum på 20 % for vare 1100. Debitor 20000 har en dårlig betalingshistorik. Hun kræver derfor en forudbetaling på 40 % fra debitor 20000 for vare 1100. Følgende procedure viser, hvordan du opretter standardforudbetalingsprocentdele.

Sådan angives standardprocenten for forudbetalinger for debitorer og varer

  1. I feltet Søg skal du indtaste Debitorer og derefter vælge det relaterede link.

  2. Markér linjen med debitor 20000 (Ravel Møbler), og vælg derefter Rediger i gruppen Administrer under fanen Startside.

  3. Udvid oversigtspanelet Fakturering på debitorkortet for debitor 20000.

  4. Skriv 30 i feltet Forudbetaling i %.

  5. Vælg knappen OK for at lukke debitorkortet.

  6. I feltet Søg skal du indtaste Varer og derefter vælge det relaterede link.

  7. Markér linjen med vare 1100, og vælg derefter Rediger i gruppen Administrer under fanen Startside.

  8. Vælg Forudbetalingsprocenter på varekortet i gruppen Salg under fanen Naviger.

  9. Udfyld de to linjer i vinduet Forudbetalingsprocenter - salg på følgende måde.

    SalgstypeSalgskodeVarenr.Forudbetaling i %

    Debitor

    20000

    1100

    40

    Alle debitorer

    1100

    20

    Vigtigt
    Afhængigt af dit land eller område, skal du også angive en skattegruppekode i oversigtspanelet Fakturering for varerne 1000 og 1100.

  10. Luk alle vinduer.

Angive en konto for salgsforudbetalinger i den generelle bogføringsopsætning

  1. I feltet Søg skal du indtaste Bogføringsopsætning og derefter vælge det relaterede link.

  2. Markér linjen, hvor feltet Virksomhedsbogføringsgruppe er angivet til EKSPORTERE, og feltet Produktbogføringsgruppe er angivet til DETAIL, og vælg derefter Rediger i gruppen Administrer under fanen Startside.

  3. Angiv den relevante konto i feltet Forudbetalingskonto for salg i oversigtspanelet Salg i vinduet Bogføringsopsætningskort.

  4. Vælg knappen OK.

Oprette en ordre, der kræver en forudbetaling

I følgende scenarie opretter ordrebehandleren Susan en ordre, mens hun taler med en kunde. De varer, hvor debitorordrer kræver en forudbetaling, og hvor debitor tidligere har foretaget nogle forsinkede betalinger. Susanne er derfor blevet instrueret i at kræve et fast beløb på 2.000 som en forudbetaling på ordren.

Debitor ønsker at betale 35 %, hvilket Susanne accepterer. Hun ændrer derfor ordren.

Susan opretter forudbetalingsfakturaen og sender den til kunden.

Sådan oprettes en salgsordre med en forudbetaling

  1. I feltet Søg skal du angive Salgsordrer og derefter vælge det relaterede link.

  2. Vælg Ny under fanen Startside.

  3. Tryk på Enter i den nye salgsordre, hvorefter ordren tildeles er ordrenummer automatisk.

  4. Vælg 20000 i feltet Kundenr.

  5. Accepter den viste advarslen om et forfaldent beløb.

    Når du trykker på Enter i feltet Kundenr., udfyldes de fleste af felterne på salgsordren automatisk.

  6. Udfyld de to salgslinjer med følgende oplysninger.

    TypeNummerAntal

    Vare

    1000

    1

    Vare

    1100

    1

    Forudbetalingsfelterne på salgslinjen er som standard skjult, så de skal vises.

  7. Vælg Handlinger, vælg derefter Vælg kolonner i oversigtspanelet Linjer på værktøjslinjen.

  8. Tilføj følgende felter: Forudbetaling i %, Forudbetaling - Linjebeløb ekskl. moms og Forudbetalt beløb faktureret ekskl. moms.

  9. Vælg knappen OK.

    Vinduet Salgsordre opdateres.

  10. Kontroller, at feltet Forudbetaling i % på linjen med vare 1000 indeholder 30. Standardværdien er taget fra salgshovedet, der blev udfyldt med oplysninger fra debitorkortet.

    Feltet Forudbetaling i % på linjen med vare 1100 indeholder 40. Det er denne procent, du har angivet i vinduet Forudbetalingsprocenter - salg for vare 1100 og debitor 20000.

    Du kan finde flere oplysninger i Sådan defineres procentsatser for forudbetaling.

  11. Vælg Statistik i gruppen Ordre under fanen Naviger.

  12. I oversigtspanelet Forudbetaling indeholder feltet Linjebeløb for forudbetaling ekskl. moms1.560. Hvis du opretter en forudbetalingsfaktura for ordren nu, er det dette beløb, der vises på fakturaen.

    I dette scenarie har Susan fået at vide, at hun skal foreslå en samlet forudbetaling på 2000 for ordren.

    Vigtigt
    Afhængigt af dit land/område gælder følgende trin muligvis ikke.

  13. Skift beløb i feltet Linjebeløb for forudbetaling ekskl. moms til 2000, og luk derefter vinduet.

  14. Kontroller feltet Forudbetaling i % på salgslinjerne, og du vil kunne se, at det er genberegnet til 40,81625.

    Genberegningen inkluderer alle linjer med en forudbetalingsprocent, der er større end 0.

    Kunden spørger nu, om forudbetalingsprocenten kan blive angivet til 35 %. Susannes tilsynsførende godkender ændringen.

  15. Gå til vinduet Salgsordre, udvid oversigtspanelet Forudbetaling.

  16. Indtast 35 i feltet Forudbetaling i %.

  17. Vælg knappen Ja i den viste advarsel. Der anvendes en sats på 35 % som betalingsprocent for hele ordren.

  18. Kontrollér, at linjerne er opdateret tilsvarende.

Oprette en forudbetalingsfaktura

Når den korrekte forudbetalingsværdi er angivet på ordren, opretter Susan forudbetalingsfakturaen og sender den til kunden.

Sådan oprettes en forudbetalingsfaktura

  1. Vælg Forudbetaling og derefter Bogfør forudbetalingsfaktura i gruppen Bogføring under fanen Handlinger i salgsordren.

Bemærk
Susan vil her vælge Bogfør og udskriv forudbetalingsfaktura og sende fakturaen til kunden.

Oprette en forudbetalingsfaktura til

Den næste dag ringer kunden til Susan med ændringer til ordren. Kunden ønsker to stk. af vare 1100. Susan åbner ordren igen og opdaterer den, hvorefter hun opretter en forudbetalingsfaktura til på ordren og sender den til kunden.

Sådan oprettes der en forudbetalingsfaktura til

  1. På salgsordren skal du under fanen Handlinger vælge Åbn igen i gruppen Frigiv.

  2. Gå til linjen for vare 1100 i feltet Antal, og indtast 2.

    Rul for at få vist forudbetalingsfelterne. Feltet Forudbetaling - Linjebeløb ekskl. moms indeholder nu 630, og feltet Forudbetalt beløb faktureret ekskl. moms indeholder 315. Dette viser, at der er et yderligere forudbetalingsbeløb, der endnu ikke er faktureret.

  3. For at bogføre det ekstra forudbetalingsbeløb skal du på Handlinger, i gruppen Bogføring vælge Forudbetaling og derefter vælge Bogfør forudbetalingsfaktura.

Påføre forudbetalinger

Debitor betaler forudbetalingsbeløbet, og Arne, der arbejder i regnskabsafdelingen, registrerer betalingen og påføre den på forudbetalingsfakturaerne.

Sådan påføres en betaling på forudbetalingsfakturaer

  1. I feltet Søg skal du angive Indbetalingskladders og derefter vælge det relaterede link.

  2. Udfyld kladdelinjen med følgende oplysninger.

    Feltnavn Indsæt

    Bilagstype

    Betaling

    Kontotype

    Debitor

    Kontonr.

    20000

  3. Under fanen Startside i gruppen Behandl skal du vælge Udlign poster.

  4. Markér den første forudbetalingsfaktura, og vælg derefter Angiv udlignings-id i gruppen Proces under fanen Startside i vinduet Udlign debitorposter.

  5. Gentag det forrige trin for den anden forudbetaling.

  6. Vælg knappen OK.

    Beløbsfeltet er nu udfyldt med beløbet af de to forudbetalingsfakturaer.

  7. Bogfør journalen.

Fakturere restbeløbet

Arne har nu fået oplyst, at varerne i ordren er blevet afsendt, og at ordren er klar til fakturering. Arne opretter fakturaen til ordren.

Sådan faktureres restbeløbet

  1. Åbn salgsordren.

  2. På fanen Startside i gruppen Proces skal du vælge Bogfør. I det vindue, der åbnes, skal du vælge Lever og fakturer, og derefter vælge knappen OK.

Bemærk
Normalt ville forsendelsesafdelingen allerede have bogført forsendelsen.

Arne kan få vist oversigten for at kontrollere, at salgsfakturaen blev oprettet, som tiltænkt.

  • I feltet Søg skal du indtaste Bogf. salgsfakturaer og derefter vælge det relaterede link.

Efterfølgende trin

Denne gennemgang har ført dig gennem trinnene i, hvordan du indstiller Microsoft Dynamics NAV til at håndtere forudbetalinger. Du har oprettet standardprocenter for forudbetaling for debitorer og varer, og du har også brugt forskellige andre metoder til beregning af forudbetalinger på en ordre. Du har prøvet at tildele forudbetalingsbeløb til ordren, og du har fået programmet til at beregne forudbetalingsbeløbet beregnet som en procent af hele ordren.

Du har også bogført en forudbetalingsfaktura, oprettet endnu en forudbetalingsfaktura, når ordren er ændret, og bogført den endelige faktura for restbeløbet.

Forudbetalingsfunktionen i Microsoft Dynamics NAV gør det nemmere at oprette og gennemtvinge regler for forudbetaling for debitorer og varer, og den giver dig mulighed for at bogføre hver betaling for en faktura.

Se også