Du kan bruge modulet Sager til at planlægge brugen af virksomhedens ressourcer og holde styr på de forskellige omkostninger, der er forbundet med brugen af ressourcerne på et bestemt projekt. Sager inkluderer forbruget af medarbejdertimer, maskintimer, lagervarer og andre brugstyper, der skal registreres, efterhånden som en sag skrider frem. Hvis en sag kører over en længere periode, kan du have brug for at overføre disse omkostninger til en konto for igangværende arbejde (VIA) på balancen, mens sagen færdiggøres. Du kan derefter godkende omkostningerne og salget på resultatopgørelseskontiene, når det er relevant.
Om denne gennemgang
Denne gennemgang illustrerer følgende opgaver:
-
Beregning af VIA.
-
Valg af en VIA-beregningsmetode.
-
Ekskludering af en del af sagen fra VIA.
-
Bogføring af VIA i regnskabet.
-
Tilbageførsel af en VIA-bogføring.
Hvert trin i processen beregner værdien og flytter sagstransaktionerne til regnskabet. Beregnings- og bogføringstrinnene er adskilte, så du bedre kan gennemse dataene og foretage ændringer før bogføringen i regnskabet. Du skal derfor kontrollere, at alle oplysninger er korrekte, når du har udført beregningen, og før du udfører kørslerne med bogføringen.
Roller
I denne gennemgang bruges projektteammedlemmet (Tina) som person.
Forudsætninger
Før du kan udføre opgaverne i denne gennemgang, skal du installere Demonstrationsdatabase til CRONUS International Ltd. på din computer.
Historie
Denne gennemgang fokuserer på CRONUS International Ltd., et design- og konsulentfirma, der designer og tilpasser nye infrastrukturer, f.eks. konferencerum og kontorer, med møbler, tilbehør og lagerenheder. Det meste af arbejdet hos CRONUS er projektorienteret, og Tina, som er med i projektteamet, bruger sager til at få en oversigt over hver igangværende sag, som CRONUS har startet samt de sager, der er afsluttet. Nogle af sagerne kan være meget langvarige og løbe over flere måneder. Tina kan bruge en VIA-konto til at registrere igangværende arbejde og spore omkostningerne hele vejen gennem sagen.
Beregne VIA
CRONUS International Ltd. har påtaget sig et længerevarende projekt, der nu har løbet over flere rapporteringsperioder. Tina, der er projektgruppemedlem, beregner Igangværende arbejde (VIA) for at sikre, at virksomhedens regnskabsopgørelse er nøjagtig.
Som del af denne procedure vælger Tina en bestemt gruppe opgaver, der skal inkluderes i VIA-beregningen. I vinduet Sagsopgavelinjer kan hun angive disse linjer i kolonnen VIA i alt.
Følgende tabel beskriver tre indstillinger.
| Indstillinger | Beskrivelse |
|---|---|
<tom> | Lad stå tomt, hvis sagsopgaven er del af en gruppe opgaver. |
I alt | Definerer det område eller den gruppe af opgaver, der er medtaget i beregningen af VIA og registrering. Inden for gruppen vil alle sagsopgaver med Sagsopgavetype indstillet til Bogføring blive inkluderet i VIA i alt, medmindre feltet VIA i alt er indstillet til Ekskluderet. |
Udelukket | Gælder kun for opgaver med Sagsopgavetype indstillet til Bogføring. Opgaven medtages ikke ved beregningen af VIA og registrering. |
I følgende gennemgang anvender Tina kostværdimetoden, der er standard i virksomheden, til at beregne igangværende arbejde. Hun angiver, hvilken del af sagen, der skal medtages i beregningen af igangværende arbejde ved at tildele forskellige VIA i alt-værdier til forskellige sagslinjer.
Sådan beregnes VIA
I feltet Søg skal du indtaste Sager og derefter vælge det relaterede link.
Gå til listen Sager, og vælg sagen Kvalitetsmøbler. Under fanen Startside i gruppen Administrer skal du vælge Rediger. Dermed åbnes sagskortet i redigeringstilstand.
VIA kan beregnes ud fra Kostværdi, Salgsværdi, Salgsomkostning, Færdiggørelsesgrad og Afsluttet kontrakt. I dette eksempel bruger CRONUS kostværdimetoden.
Gå til oversigtspanelet Bogføring og feltet VIA-metode, og vælg derefter Kostværdi.
Vælg Sagsopgavelinjer og angiv følgende værdier i feltet VIA i alt i gruppen Proces under fanen Startside.
Den følgende tabel beskriver værdierne.
Sagsopgavenr. Feltet VIA i alt 1130
Udelukket
1190
Sum
1210
Udelukket
1310
Udelukket
På fanen Handlinger, i gruppen Funktioner , vælges VIA, og derefter Beregn VIA.
I vinduet Beregn VIA - finansafstemning kan du vælge en sag, hvor du vil beregne igangværende arbejde. Gå til oversigtspanelet Sag, vælg Kvalitetsmøbler i feltet Nr..
I feltet Bogføringsdato skal du angive en dato, der ligger senere end den arbejdsdato, der er angivet for CRONUS International Ltd.. Du finder yderligere oplysninger i Fremgangsmåde: Indstil arbejdsdatoen og Sådan angives datoer og klokkeslæt.
Skriv 1 i feltet Bilagsnr. Dette opretter et dokument, som du kan referere til, hvis du vil spore senere.
Vælg OK for at eksekvere kørslen. Der vises en meddelelse. Vælg knappen OK for at forsætte. Luk vinduet Sagsopgavelinjer.
Bemærk Der vises en meddelelse om, at der er advarsler, der er knyttet til beregningen af igangværende arbejde. Du vil gennemgå advarslerne i den næste procedure. Gå til kortet Sag, og udvid oversigtspanelet VIA og registrering for at se de beregnede værdier. Du kan også se VIA-bogføringsdato og de eventuelle værdier, der er bogført i regnskabet.
Bemærk, at værdien for Realiseret kostbeløb er 215,60 i kolonnen Til bogføring. Dette afspejler de samlede omkostninger for to varer i gruppen af sagsopgaver 1110 - 1130. Den tredje vare var angivet til Udelukket, og er derfor ikke medtaget i beregningen af igangværende arbejde.
Gennemgå VIA -advarsler
I feltet Søg skal du indtaste VIA-cockpit for job og derefter vælge det relaterede link.
Vælg sagen Kvalitetsmøbler, og vælg Vis advarsler i gruppen Proces under fanen Startside.
Gennemse den advarsel, der er knyttet til sagen i vinduet Advarsler om igangværende arbejde.
Når denne regnskabsperiode slutter, skal Tina genberegne VIA for at inkludere det færdige arbejde op til det pågældende tidspunkt.
Sådan genberegnes VIA
Vælg VIA-poster for at få vist beregningen af igangværende arbejde i gruppen Igangværende arbejde under fanen Naviger på sagskortet.
Vinduet VIA-poster for sag viser de VIA-poster, der blev beregnet for en sag, også selvom VIA endnu ikke er bogført i regnskabet.
Du kan følge trinnene i proceduren, der forklarer, hvordan du beregner igangværende arbejde for at genberegne igangværende arbejde. Hver gang VIA genberegnes, oprettes der en post i vinduet VIA-poster.
Luk vinduet.
| Bemærk |
|---|
| Det er kun igangværende arbejde og registrering, der bregnes Det bogføres ikke i finansmodulet. For at gøre dette skal du udføre kørslen Bogfør VIA, når du har beregnet VIA og registrering. |
Bogføre VIA i regnskab
Nu, hvor Tina har beregnet VIA for denne sag, kan hun bogføre det i regnskabet.
Sådan bogføres VIA til finanspost
På listen Sager, vælges sagen Kvalitetsmøbler.
Vælg VIA og derefter Bogfør igangværende arbejde i gruppen Funktioner under fanen Handlinger.
Gå til vinduet Bogfør VIA - finansafstemning og oversigtspanelet Sag, og vælg Kvalitetsmøbler i feltet Nr.
Gå til oversigtspanelet Indstillinger og feltet Tilbageførselsdokumentnr., og indtast 1.
Vælg knappen OK for at bogføre igangværende arbejde i regnskabet.
Vælg knappen OK for at gemme og lukke bekræftelsesvinduet.
Når du har fuldført bogføringen, kan du få vist bogføringsoplysningen i vinduet VIA-finansposter.
Vælg sagen Kvalitetsmøbler på listen Sager, og vælg VIA-finansposter i gruppen VIA under fanen Naviger.
I vinduet VIA-finansposter, skal du kontrollere, at VIA er bogført i regnskabet.
Luk vinduet.
Åbn kortet Sag for sagen Kvalitetsmøbler.
Bemærk, at feltet Realiseret bogført kostbeløb i kolonnen Bogført i oversigtspanelet VIA og registrering nu er udfyldt, hvilket angiver, at igangværende arbejde blev korrekt bogført i regnskab.
Vælg knappen OK for at lukke kortet.
Tilbageføre en VIA-bogføring
Tina bestemmer, at de arbejdsopgaver, der blev udeladt fra beregningen af igangværende arbejde, skulle have været beregnet i igangværende arbejde. Hun kan tilbageføre forkerte bogføringer uden at skulle bogføre nye VIA-bogføringer.
Sådan tilbageføres en VIA-bogføring.
På listen Sager, vælges sagen Kvalitetsmøbler.
Vælg VIA og derefter Bogfør igangværende arbejde i gruppen Funktioner under fanen Handlinger.
Gå til vinduet Bogfør VIA - finansafstemning og oversigtspanelet Sag, og vælg Kvalitetsmøbler i feltet Nr.
Gå til oversigtspanelet Indstillinger og feltet Tilbageførselsdokumentnr., og indtast 1.
Indtast den oprindelige bogføringsdato i feltet Tilbageførselsdato. Det bør være den samme dato, som du brugte til at beregne igangværende arbejde første gang.
Markér afkrydsningsfeltet Kun tilbageførsel. Dermed tilbageføres den tidligere bogførte VIA, uden at der bogføres en ny VIA i regnskabet.
Vælg knappen OK for at foretage kørslen, og vælg knappen OK for at lukke bekræftelsesvinduet.
Åbn kortet Sag for Kvalitetsmøbler.
Kontrollér, at der ikke er nogen bogførte poster for igangværende arbejde i oversigtspanelet VIA.
Luk vinduet.
Markér sagen Kvalitetsmøbler på listen Sager, og vælg VIA og derefter VIA-finansposter under fanen Naviger. Poster for igangværende arbejde har afkrydsningsfeltet Tilbageførte markeret.
Luk vinduet.
Åbn Sagsopgavelinjer til sagen, inkluder de dele af sagen, der skal medtages i VIA-beregningen, og genberegn og bogfør derefter den nye værdi i regnskabet.
Bemærk Antag, at Tina beregnede og bogførte igangværende arbejde for en sag med forkerte datoer. Ved at følge de tidligere beskrevne metode kan hun tilbageføre de forkerte bogføringer, rette datoerne og genposterer i regnskabet.
Efterfølgende trin
Denne gennemgang har taget dig gennem trinnene til beregning af igangværende arbejde i Microsoft Dynamics NAV. I større sager kan det være nyttigt regelmæssigt at overføre omkostningerne til en konto for igangværende arbejde, mens sagen fuldføres. Denne gennemgang har vist dig, hvordan du kan udelade opgavelinjerne i en beregning. Den viser også, hvornår du skal genberegne. Endelig viser denne gennemgang, hvordan du bogfører igangværende arbejde i regnskab. Der er også et eksempel på, hvordan du tilbagefører en bogføring for igangværende arbejde i regnskab .