Hvis det er et krav, at dine kunder skal betale, før du leverer en ordre til dem, eller hvis din leverandør kræver, at du skal betale, før de sender en ordre til dig, kan du bruge forudbetalinger.

Når du har oprettet en salgs- eller købsordre, kan du oprette en forudbetalingsfaktura. Du kan bruge standardprocenterne til hver enkelt salgs- eller købslinje, eller du kan regulere beløbet efter behov. Du kan f.eks. angive et samlet beløb til hele ordren.

Følgende fremgangsmåde er for salgsordrer, men du kan følge samme procedure for indkøbsordrer.

Sådan oprettes en forudbetalingsfaktura

  1. I feltet Søg skal du angive Salgsordrer og derefter vælge det relaterede link. Opret en ny salgsordre, og udfyld hovedet.

  2. I oversigtspanelet Forudbetaling, udfyldes feltet Forudbetaling i % automatisk, hvis der er angivet en standardforudbetalingsprocent på debitorkortet. Du kan ændre indholdet i feltet. Forudbetalingsprocenten kopieres kun fra hovedet til de linjer, hvor standardforudbetalingsprocenten ikke kopieres fra varen.

    Hvis afkrydsningsfeltet Komprimer forudbetaling er markeret, samles linjerne på fakturaen, hvis:

    • De har samme finanskonto til forudbetalinger, som angivet i bogføringsopsætning.
    • De har samme dimensioner.
      Lad feltet være tomt, hvis du vil angive en forudbetalingsfaktura med én linje for hver salgsordre, der har en forudbetalingsprocent.

  3. Udfyld salgslinjerne.

    Hvis der er oprettet standardforudbetalingsprocenter til dine varer, kopieres de automatisk til feltet Forudbetaling i % på linjen. Ellers kopieres forudbetalingsprocenten fra hovedet. Du kan ændre indholdet i feltet Forudbetaling i % på linjen.

  4. Hvis du vil bruge én forudbetalingsprocent til hele ordren, skal du ændre feltet Forudbetaling i % i hovedet, efter at du har udfyldt linjerne.

  5. For at få vist det samlede forudbetalingsbeløb skal du under fanen Naviger i gruppen Ordre vælge Statistik.

    • Hvis du vil regulere det samlede forudbetalingsbeløb for ordren, kan du ændre indholdet i feltet Forudbetalingsbeløb i vinduet Salgsordrestatistik.
    • Hvis feltet Priser inkl. moms er markeret, kan feltet Forudbetalingsbeløb Inkl. moms redigeres.
    • Hvis du ændrer indholdet i feltet Forudbetalingsbeløb, fordeles beløbet proportionalt mellem alle linjerne bortset fra dem, hvor der står 0 i feltet Forudbetaling i %.

  6. For at udskrive en kontrolrapport, inden du bogfører forudbetalingsfakturaen, skal du under fanen Handlinger, i gruppen Bogføring vælge Forudbetaling og derefter vælge Forudbetalingstestrapport.

  7. For at bogføre forudbetalingsfakturaen skal du på Handlinger i gruppen Bogføring vælge Forudbetaling og derefter vælge Bogfør forudbetalingsfaktura.

    Hvis du både vil bogføre og udskrive forudbetalingsfakturaen, skal du vælge Bogfør og udskriv forudbetalingsfaktura.

Du kan udstede flere forudbetalingsfakturaer til ordren. I så fald skal du øge forudbetalingsbeløbet på en eller flere linjer, justere dokumentdatoen, hvis det er nødvendigt, og bogføre forudbetalingsfakturaen. Der oprettes en ny faktura, som dækker differencen mellem de forudbetalte beløb, der er faktureret indtil videre, og det nye forudbetalingsbeløb.

Når du er klar til at bogføre resten af fakturaen, skal du benytte samme fremgangsmåde som med alle andre fakturaer, hvorefter det forudbetalte beløb automatisk trækkes fra det forfaldne beløb.

Tip

Se også