Når du opretter kontakter, kan du angive specifikke oplysninger, f.eks. den branche som virksomhederne tilhører og dine forretningsmæssige forhold til kontakterne.
Før du opretter kontakter og registrerer oplysninger om forretningsforhold, skal du definere forskellige koder, som skal bruges til at tildele oplysningerne til virksomheder og personer. Der kan defineres koder til mailgrupper, brancher, forretningsforhold, webkilder, kompetenceniveau og ansvarsområder.
Når disse oplysninger er defineret, er det væsentligt mere organiseret at oprette kontakter, og det er langt mere effektivt, når du kan finde alle kontakter baseret på en bestemt gruppe. Hver gruppe i firmaet kan finde di sse oplysninger, hvilket giver en meget bedre kommunikationen med disse kontakter.
Følgende tabel indeholder en opgavesekvens med links til de emner, der rummer beskrivelserne af opgaverne. Disse opgaver er angivet i den rækkefølge, de almindeligvis udføres i.
| Hvis du vil | Skal du se under |
|---|---|
Definere den forretningsrelation, som findes mellem din virksomhed og dine kontakter, f.eks. kundeemne, bank, konsulent eller serviceleverandør. | |
Definere den branche, som dine kontakter tilhører, f.eks. detailbranchen eller automobilbranchen. | |
Definere de mailgrupper, som du kan bruge til at identificere grupper af kontakter, som skal modtage de samme oplysninger. | |
Tildele mailgrupper til dine kontakter. | |
Definere dine kontaktpersoners ansvarsområder. | |
Definere de kompetenceniveauer, som du vil bruge om dine kontaktpersoner. | |
Definere webkilder (søgemaskiner og websteder), som du kan bruge, når du vil finde oplysninger om kontakterne på internettet. | |
Tildele ét eller flere datointervaller til hver alternativ adresse, du har angivet for dine kontakter, for at specificere hvornår de enkelte adresser gælder. |