En partner, der vil have finansielle oplysninger fra dig, leverer en taksonomi (et XML-dokument), der indeholder et eller flere skemaer, der hver har en eller flere linjer, der skal udfyldes. Linjerne skal indeholde de finansielle oplysninger, som afsenderen kræver. Du indlæser denne taksonomi i programmet og udfylder skemaerne ved at angive den eller de konti, der svarer til hver linje, og hvilken tidshorisont, der skal anvendes, f.eks. bevægelser og saldo til dato. I visse tilfælde kan du i stedet angive en konstant, f.eks. antal medarbejdere. Derefter kan du sende prøvedokumentet (et XML-dokument) til den, der har anmodet om oplysningerne. Arbejdsmåden er tilrettelagt med henblik på, at det er en tilbagevendende begivenhed, så uanset om der er ændret i taksonomien, kan du blot udlæse nye dokumenter for nye perioder på forlangende.

XBRL- specifikationen forklarer, hvad XBRL er, hvordan man bygger XBRL-dokumenter og XBRL-taksonomier. XBRL-specifikationen er en teknisk forklaring af XBRL og beregnet til professionelle.

XBRL- Skemaet er den grundlæggende bestanddel i XBRL. Skemaet er den fysiske XSD-fil, der forklarer, hvordan eksempeldokumenter og taksonomier skal bygges.

XBRL- linkbaser er fysiske XML-filer, der indeholder diverse oplysninger om elementer, der er defineret i XBRL-skemaet, f.eks. om etiketter på et eller flere sprog, om deres indbyrdes relation, om hvordan elementerne skal opsummeres osv.

En XBRL- taksonomi er en ordbog, der overholder XBML-specifikationen, der er skrevet af en gruppe med henblik på at kunne udveksle forretningsmæssige oplysninger.

Et XBRL dokument er en forretningsrapport, f.eks. et finansregnskab, der er forberedt til XBML-specifikationen. Betydningen af værdierne i dokumentet forklares i taksonomien. Dokumentet er således værdiløst, medmindre du kender den taksonomi, den er forberedt til.

En taksonomi kan bestå af en basistaksonomi, f.eks. us-gaap eller IAS, som der er føjet én eller flere udvidelser til. En taksonomi kan derfor henvise til ét eller flere skemaer, der alle er separate taksonomier. Når de supplerende taksonomier er indlæst i databasen, føjes de nye elementer simpelthen til slutningen af de eksisterende elementer.

I specifikation 2 til XBRL beskrives taksonomien i flere XML-filer. Den primære XML-fil er selve taksonomiskemafilen (med filtypen .xsd), der kun indeholder en usorteret liste med elementer eller fakta, der skal rapporteres. Normalt er der desuden tilknyttet nogle linkbasefiler (.xml). Linkbasefilerne indeholder data, der svarer til den rå taksonomi (.xsd-filen). Der er seks forskellige typer linkbasefiler, hvoraf fire er relevante for Microsoft Dynamics NAV XBRL. Det er:

• Linkbase til etiketter: Denne linkbase indeholder etiketter eller navne på elementer. Filen kan indeholde etiketter på forskellige sprog, der er angivet med en XML-egenskab, der kaldes ’lang’. XML-sprog-id’et består normalt af en forkortelse på to bogstaver, og selvom det er nemt at gætte, hvad forkortelsen betyder, er der ingen forbindelse til Windows-sprogkoden eller til den sprogkode, der er angivet i demonstrationsdata. Når brugeren derfor slår sprogene op for en bestemt taksonomi, vises alle etiketter for det første element i taksonomien, dvs. der er et eksempel på hvert sprog. En taksonomi kan have tilknyttet forskellige linkbaser, så længe disse linkbaser indeholder forskellige sprog.
  
• Linkbase til præsentation: Denne linkbase indeholder oplysninger om strukturen af elementer, eller mere præcist, hvordan leverandøren af taksonomien foreslår, at programmet præsenterer taksonomien for brugeren. Linkbasen indeholder en serie link, der hver har tilsluttet et overordnet og et underordnet element. Ved hjælp af disse link kan elementerne præsenteres hierarkisk. Bemærk, at præsentationslinkbasen kun har ét formål: at præsentere elementerne for brugeren.
  
• Kalkulations-linkbasen: Denne linkbase indeholder oplysninger om, hvilke elementer der akkumuleres i andre. Strukturen ligner præsentations-linkbasen, bortset fra at hvert link eller 'arc', som de hedder, har en vægtegenskab. Vægten kan være enten 1 eller -1, der angiver, om elementet skal lægges til eller trækkes fra dets overordnede. Bemærk, at de aggregerede værdier ikke nødvendigvis er i overensstemmelse med den visuelle præsentation.
  
• Referencelinkbase: Linkbasen er en xml-fil, der indeholder supplerende oplysninger om de data, der kræves af leverandøren af taksonomien.