Du skal først oprette sælgere i Microsoft Dynamics NAV, og derefter kan du synkronisere oplysninger om dem med Outlook. Du kan ikke oprette en kontakt i Outlook og derefter prøve at synkronisere kontakten som en ny sælger i Microsoft Dynamics NAV.

Du kan oprette kontakter i Outlook og derefter synkronisere dem med Microsoft Dynamics NAV. Men hvis du vil tildele en sælger på samme tid, skal du sørge for, at sælgerkoden er gyldig i Microsoft Dynamics NAV. Hvis du ikke har sælgeroplysningerne tilgængelige, før du synkroniserer, skal du lade feltet stå tomt og derefter tilføje sælgerkoden, når du arbejder i Microsoft Dynamics NAV.

I Microsoft Dynamics NAV er værdierne for en kontakt af typen Virksomhed i feltet Navn og Firmanavn altid de samme.

Når du opretter en sådan kontakttype i Outlook og derefter vil synkronisere den med Microsoft Dynamics NAV, skal du udføre følgende trin for at udføre en ensartet og vellykkede synkronisering. I feltet Fulde navn i Outlook skal du indstille feltet til den samme værdi som feltet Virksomhed i Outlook eller lade feltet være tomt. Når du synkroniserer med Microsoft Dynamics NAV, vil felterne Navn og Virksomhedsnavn blive korrekte.

Du bør undgå at starte navnet på en kontaktvirksomhed, som du opretter i Outlook, med ordet "the" (den/det), da dette kan forårsage synkroniseringsfejl. Outlook fjerner ordet og afkorter navnet, som du kan se i feltet Arkivér som. Men du kan starte et kontaktvirksomhedsnavn med ordet, hvis du opretter kontakten i Microsoft Dynamics NAV og derefter synkroniserer med Outlook.

På samme måde bør du undgå at bruge titler som Hr. eller Fru i navne på personkontakter, der er relateret til en virksomhed, der er oprettet i Outlook og derefter synkroniseret med Microsoft Dynamics NAV.

Hvis du planlægger at bruge en kontakt som en relateret kontakt i opgaver og aftaler, skal du ikke udfylde feltet Titel vinduet Kontakt i Outlook.

I Microsoft Dynamics NAV kan du angive, at personkontakter overtager indstillinger fra den relaterede virksomhedskontakt. Du kan finde flere oplysninger i Sådan oprettes kontaktpersoner.

Hvis du ændrer disse oplysninger i Outlook og synkroniserer, opdateres ændringerne ikke i Microsoft Dynamics NAV, så ændringerne afspejles. Du kan løse dette problem ved at foretage ændringerne i Microsoft Dynamics NAV og derefter synkronisere ændringerne med Outlook.

Det er vigtigt, at navnet på sælgeren, er nøjagtigt ens i Outlook og Microsoft Dynamics NAV. Det vil sige, at værdien i feltet Fulde navn i Outlook skal være identisk med værdien af feltet Navn i Microsoft Dynamics NAV. Hvis det ikke er det, mislykkes synkronisering.

Desuden skal navn og mailadresse på opgavearrangøren være udfyldt og være identisk med den aktuelle Outlook-bruger, for at opgaven kan synkroniseres korrekt. Vælg relaterede kontakter og modtagere af aftaler eller opgaver udelukkende fra de mapper, der er defineret i synkroniseringskonfigurationen.

Når du vælger en kontakt eller en mødedeltager, skal du sørge for, at den person, du vælger, er en gyldig valgmulighed i de mapper, du har konfigureret i dialogboksen Indstillinger for Microsoft Dynamics NAV Outlook-tilføjelsesprogrammet. Det er kun disse kontakter, der kan vælges og synkroniseres korrekt.

Én måde at hjælpe med at begrænse listen over kontakter til kun dem, der findes i den mappe, du har angivet til synkronisering, er at føje mappen til Outlook-adressekartoteket.

Angive mapper til Outlook-adressekartoteket

Når du opretter en opgave, du vil synkronisere med en Microsoft Dynamics NAV-opgave af typen Telefonopkald eller Tom, skal du kun vælge én kontaktperson. Vælg en kontakt, der er synkroniseret med en Microsoft Dynamics NAV-kontakt af typen Person eller Virksomhed.

Hvis der angives mere end én kontakt for Outlook, vælges den sidste automatisk, og andre kontakter ignoreres.

Når du manuelt føjer en kontakt, der er relateret til en opgave eller en aftale i Outlook, skal du kontrollere, at navnet er et gyldigt navn på en Outlook-kontakt. Ellers synkroniseres kontakten ikke. Du udfører denne kontrol ved at vælge Kontrollér navne i gruppen Navne.

Opgaver, der er tildelt til andre, men gemmes i synkroniseringsmappen for den aktuelle bruger af Outlook, synkroniseres ikke.

Aftaler med den arrangør, der er gemt i synkroniseringsmappen, men som er forskellig fra den aktuelle Outlook-bruger, synkroniseres ikke på grund af begrænsninger i Outlook.

Sørg for, at du giver tilstrækkelig tid til, at synkroniseringen fuldføres, hvis du har konfigureret automatiske synkronisering.

Hvis du har mange elementer, der skal synkroniseres, kan du justere antallet af minutter mellem synkronisering.

I dialogboksen Indstillinger for Microsoft Dynamics NAV Outlook-tilføjelsesprogrammet på fanen Generelt skal du angive det antal minutter, der skal gå.