I Microsoft Dynamics NAV findes der et sikkerhedsprogram, der sikrer, at kun de korrekte folk har adgang til regnskaberne i programmet.
Du kan angive bruger-id’er og adgangskoder ved at klikke på Sikkerhed i menuen Funktioner og derefter på Database-logon eller Windows-logon på menulinjen. Ved hjælp af et bruger-id og en adgangskode kan du kontrollere, hvem der kan komme ind i programmet.
Denne sikkerhed kan yderligere forbedres ved hjælp af roller, der begrænser den enkelte brugers adgang til f.eks. at læse visse oplysninger, oprette nye data eller ændre i eksisterende. For at gøre dette skal du klikke på Sikkerhed i menuen Funktioner og derefter på Roller.
I tabellen Brugeropsætning kan du bestemme, hvornår en bestemt bruger må bogføre i et bestemt regnskab. Du kan også få programmet til at registrere den tid, som den enkelte bruger arbejder i regnskabet. Herefter bliver tabellen Brugertidsforbrug automatisk opdateret med oplysninger om bruger-id, dato og arbejdstid i minutter, hver gang brugeren går ud af programmet.
Du kan også bruge tabellen Brugeropsætning til at angive, hvem der kan godkende (eller afvise) bestemte dokumenter, angive de maksimale salgs- eller købsbeløb, som en person kan godkende, og du kan angive en alternativ godkender, som kan bruges, hvis den sædvanlige godkender ikke er på kontoret.
Desuden kan du i feltet ”Bruger type” angive om brugeren med det pågældende login, skal have rettighed til at oprette bestillinger via den decentrale indrapporteringsløsning. Dette gøres ved at sætte værdien i feltet til typen ’DCA’.
Du kan kun lave brugeropsætninger for de brugere, der er oprettet med eget bruger-id som beskrevet ovenfor.