Det er muligt, at der ligger åbne poster og dokumenter i virksomhedens regnskab fra før installationen af Collection Management, som endnu ikke er opkrævet, men som virksomheden ønsker skal opkræves via Collection Management. Disse poster og dokumenter har således ikke en betalingsformskode knyttet til sig, og vil derfor ikke fremkomme i et opkrævningsforslag og dermed ikke blive opkrævet via Collection Management. For dette tilfælde indeholder CM en funktion, som kan opdatere åbne poster og dokumenter med opkrævningsoplysninger, så disse poster og dokumenter vil blive opkrævet vha. Collection Management. På denne måde er det ikke nødvendigt at have fat i hvert bilag og manuelt foretage rettelsen.
Opdateringsfunktionen er en NAV standard rapport. Således foretages afgrænsning på salgsdokument (salgshoved) på almindelig standard vis. På de to første faneblade foretages afgrænsningerne, og på det tredje angives de indstillinger, som ønskes gennemført på de poster, som falder indenfor afgrænsningerne.
Hvis man ønsker afgrænsning på felter fra salgsdokumenter (salgshoveder), udfyldes nedenstående med de felter og værdier, som man ønsker at afgrænse på. Afgrænsningen kan kombineres med afgrænsning i Debitorpost
Hvis man ønsker afgrænsning på felter fra debitorposter, angives de felter og værdier, som man ønsker at afgrænse på i nedenstående form. Afgrænsningen kan kombineres med afgrænsningen i Salgsdokument
Hvor de to foregående faneblade beskrev afgrænsningen for opdateringen på de åbne poster og dokumenter, angives selve opdateringens indhold i det sidste faneblad, Indstillinger.
Benyt betalingsformskode:
Feltet er obligatorisk. Her angives hvilken betalingsformskode som opdateringen skal tilføje de poster og dokumenter, som falder indenfor afgrænsningerne. Der kan være tre forskellige betalingsformskoder i Collection Management: Danske Bank Collection Service, PBS Betalingsservice og PBS Leverandørservice.
Opdater salgsdokumenter:
Dette felt skal markeres, hvis du ønsker, at salgsdokumenter skal opdateres (indenfor de afgrænsninger, som er angivet for Salgshoved). Hvis feltet ikke er markeret, vil der ikke blive foretaget opdateringer på salgsdokumenter, uanset hvad der er angivet i afgrænsningerne.
Opdater debitorposter:
Dette felt skal markeres, hvis du ønsker, at debitorposter skal opdateres (indenfor de afgrænsninger, som er angivet for Debitorpost). Hvis feltet ikke er markeret, vil der ikke blive foretaget opdateringer på debitorposter, uanset hvad der er angivet i afgrænsningerne.
Opdater debitor betalingsform:
Hvis dette felt er markeret, vil betalingsformen på de poster og dokumenter, som falder indenfor afgrænsningerne, blive ændret til den betalingsformskode, som er angivet i Benyt betalingsformskode. Det er på denne måde muligt at opsætte afgrænsningen sådan, at eksempelvis alle poster med betalingsformskode BS ændres til DBCS vha. dette opdateringsværktøj.